Phòng Tư pháp cấp huyện không còn nữa, trong khi mọi hướng dẫn cũ trên mạng vẫn trỏ về đó. Bài này trả lời ba câu hỏi thực tế: đi đâu, ai ký, và mang theo gì. Toàn bộ căn cứ lấy từ hai nghị định gốc.
Ba nơi làm được, không phải một
Câu trả lời ngắn cho câu hỏi “đi đâu” là: có ba cửa, không phải một. Đây là điểm bị hiểu nhầm nhiều nhất sau khi mô hình chính quyền địa phương hai cấp có hiệu lực.
Khoản 2 Điều 1 Nghị định số 280/2025/NĐ-CP ngày 27 tháng 10 năm 2025 của Chính phủ, có hiệu lực từ ngày 01 tháng 11 năm 2025, sửa đổi Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Nguyên văn phần liên quan:
Điều 5. Thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực
1. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền và trách nhiệm:
c) Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;
3. Cơ quan đại diện có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc quy định tại các điểm a, b và c khoản 1 Điều này. Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự ký chứng thực và đóng dấu của Cơ quan đại diện.
4. Công chứng viên có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc quy định tại các điểm a, b và c khoản 1 Điều này, ký chứng thực và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.
Cả ba khoản đều dẫn tới điểm c, tức chứng thực chữ ký người dịch. Vậy ba nơi làm được là Ủy ban nhân dân cấp xã, tổ chức hành nghề công chứng, và Cơ quan đại diện ngoại giao hoặc lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.
Chỗ dễ hiểu nhầm nhất là vai trò của phòng công chứng và văn phòng công chứng. Từ ngày 01 tháng 7 năm 2025, Luật Công chứng mới đã bỏ chế định công chứng bản dịch, nên nhiều người vội kết luận rằng tổ chức hành nghề công chứng hết vai trò với bản dịch. Không phải vậy. Họ không còn công chứng nội dung bản dịch, nhưng vẫn chứng thực chữ ký người dịch được — và khoản 4 nói rõ điều đó.
Với người Việt đang ở nước ngoài, khoản 3 là lối đi thuận tiện nhất: làm ngay tại Đại sứ quán hoặc Tổng lãnh sự quán, không cần gửi giấy tờ về nước.
Ai là người đặt bút ký
Câu hỏi thứ hai tinh tế hơn, vì thẩm quyền và việc ký không phải lúc nào cũng là một người.
Khoản 9 Điều 2 Nghị định 23/2015, được sửa đổi bởi Nghị định 280/2025, định nghĩa nguyên văn:
9. “Người thực hiện chứng thực” là Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, đặc khu (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp xã); người được ủy quyền hoặc phân công thực hiện nhiệm vụ chứng thực theo quy định tại khoản 2 Điều 5 của Nghị định này; công chứng viên của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng (sau đây gọi là tổ chức hành nghề công chứng); viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự của Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi là Cơ quan đại diện).
Định nghĩa này liệt kê bốn nhóm. Đáng chú ý là nhóm thứ hai: người được ủy quyền hoặc phân công. Nghĩa là không nhất thiết đích thân Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã phải ký từng bản dịch — việc ấy có thể được ủy quyền hoặc phân công cho người khác.
Cơ chế ủy quyền và phân công được quy định tại đoạn thứ hai khoản 2 Điều 5 sửa đổi. Nguyên văn:
Việc ủy quyền, phân công thực hiện các việc chứng thực quy định tại khoản 1 Điều này và việc ký, sử dụng con dấu khi thực hiện chứng thực được thực hiện theo quy định pháp luật về tổ chức chính quyền địa phương, pháp luật về tổ chức cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã và pháp luật có liên quan.
Điều luật không tự liệt kê ai được ủy quyền, mà dẫn chiếu sang pháp luật về tổ chức chính quyền địa phương. Đây là chỗ tôi khuyên nên hỏi trực tiếp nơi mình làm thủ tục, vì cách tổ chức có thể khác nhau giữa các địa phương.
Cách kiểm tra chữ ký người đã chứng thực có hợp lệ không
Có một quy định ít người biết nhưng rất hữu ích khi cần kiểm tra tính hợp lệ của một bản dịch đã chứng thực.
Đoạn cuối khoản 2 Điều 43 Nghị định 23/2015 sửa đổi quy định nguyên văn:
Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã, người được ủy quyền hoặc phân công thực hiện nhiệm vụ chứng thực theo quy định tại khoản 2 Điều 5 của Nghị định này phải thông báo mẫu chữ ký được sử dụng khi ký chứng thực cho Sở Tư pháp.
Và điểm e khoản 1 của cùng điều luật giao cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nhiệm vụ nguyên văn:
e) Tổng hợp, đăng tải danh sách người ký chứng thực của các Ủy ban nhân dân cấp xã tại địa phương trên Cổng thông tin điện tử hoặc Trang thông tin điện tử của Sở Tư pháp và cập nhật danh sách này khi có thay đổi;
Ghép hai quy định ấy lại thì ra một công cụ rất thực dụng: danh sách người có quyền ký chứng thực được đăng công khai trên trang thông tin điện tử của Sở Tư pháp. Khi nhận một bản dịch đã chứng thực mà muốn kiểm tra, đó chính là chỗ để tra.
Với hồ sơ có giá trị lớn hoặc hồ sơ sắp ra Tòa, tôi cho rằng bước kiểm tra này đáng làm. Nó mất vài phút và loại trừ được một loại rủi ro mà nhìn vào tờ giấy không thấy.
Mang theo gì khi đi làm thủ tục
Câu hỏi thứ ba phụ thuộc vào việc người dịch có phải cộng tác viên dịch thuật hay không. Đây là hai đường đi khác nhau.
Trường hợp thứ nhất — người dịch là cộng tác viên
Khoản 1 Điều 31 Nghị định 23/2015 sửa đổi quy định nguyên văn:
1. Người dịch là cộng tác viên của Ủy ban nhân dân cấp xã, tổ chức hành nghề công chứng yêu cầu chứng thực chữ ký phải xuất trình bản dịch và giấy tờ, văn bản cần dịch.
Khi thực hiện chứng thực, người thực hiện chứng thực phải đối chiếu chữ ký của người dịch trên bản dịch với chữ ký mẫu trước khi thực hiện chứng thực; trường hợp nghi ngờ chữ ký trên bản dịch so với chữ ký mẫu thì yêu cầu người dịch ký trước mặt.
Rất gọn: chỉ cần bản dịch và giấy tờ gốc cần dịch. Không phải xuất trình bằng cấp, vì tiêu chuẩn đã được kiểm tra từ khi ký hợp đồng cộng tác viên.
Nhưng đổi lại là một ràng buộc về nơi làm: người thực hiện chứng thực phải đối chiếu chữ ký với chữ ký mẫu, mà chữ ký mẫu thì đăng ký tại chính nơi mình làm cộng tác viên theo Điều 29 sửa đổi. Nghĩa là cộng tác viên phải quay về đúng nơi đã đăng ký chữ ký mẫu.
Trường hợp thứ hai — người tự dịch giấy tờ của mình
Khoản 2 của cùng điều luật quy định nguyên văn:
2. Đối với người không phải là cộng tác viên dịch thuật của Ủy ban nhân dân cấp xã, tổ chức hành nghề công chứng mà tự dịch giấy tờ, văn bản phục vụ mục đích cá nhân và có yêu cầu chứng thực chữ ký trên bản dịch thì phải xuất trình các giấy tờ sau đây:
a) Một trong các giấy tờ sau: Căn cước điện tử; bản chính hoặc bản sao của Thẻ căn cước công dân hoặc Thẻ căn cước hoặc Giấy chứng nhận căn cước hoặc Hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng;
c) Bản dịch đính kèm giấy tờ, văn bản cần dịch.
Điểm b của khoản này quy định về bằng cấp chứng minh năng lực ngôn ngữ theo tiêu chuẩn tại Điều 27. Nghĩa là người tự dịch phải xuất trình thêm bằng cử nhân ngoại ngữ về thứ tiếng cần dịch, hoặc bằng tốt nghiệp đại học đối với thứ tiếng ấy.
Đây là lối đi ít người biết nhưng rất hữu ích. Nếu bạn có bằng cấp phù hợp và chỉ cần dịch một hai giấy tờ cho việc riêng, không cần qua công ty dịch thuật.
Điều luật cũng nói rõ người yêu cầu chứng thực phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực. Nên đừng ký sẵn ở nhà.
Bảng tóm tắt sáu câu hỏi
| Câu hỏi | Trả lời | Căn cứ |
|---|---|---|
| Làm ở đâu | Ủy ban nhân dân cấp xã; tổ chức hành nghề công chứng; Cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự ở nước ngoài | Điểm c khoản 1, khoản 3 và khoản 4 Điều 5 Nghị định 23/2015 sửa đổi |
| Ai ký | Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc người được ủy quyền, phân công; công chứng viên; viên chức ngoại giao, lãnh sự | Khoản 9 Điều 2 và khoản 2 Điều 5 |
| Kiểm tra người ký ở đâu | Danh sách người ký chứng thực đăng trên trang thông tin điện tử của Sở Tư pháp | Điểm e khoản 1 và khoản 2 Điều 43 |
| Cộng tác viên mang gì | Bản dịch và giấy tờ cần dịch; phải quay về nơi đã đăng ký chữ ký mẫu | Khoản 1 Điều 31 và Điều 29 |
| Người tự dịch mang gì | Giấy tờ tùy thân, bằng cấp ngoại ngữ, bản dịch đính kèm bản gốc; ký trước mặt | Khoản 2 Điều 31 và Điều 27 |
| Bao lâu xong | Theo thời hạn tại Điều 7, hoặc dài hơn nếu có thỏa thuận bằng văn bản | Điều 33 Nghị định 23/2015 |
Hai chi tiết dễ bị trả hồ sơ
Thứ nhất là hình thức bản dịch nhiều trang. Điều 31 sửa đổi quy định bản dịch từ hai trang trở lên phải đánh số thứ tự từng trang, có chữ ký của cả người dịch lẫn người thực hiện chứng thực trên từng trang; số lượng trang, tờ và lời chứng ghi ở trang cuối; nếu từ hai tờ trở lên thì đóng dấu giáp lai. Đây là lỗi hình thức, không phải lỗi dịch, nhưng đủ để phải làm lại.
Thứ hai là giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp mà chưa hợp pháp hóa lãnh sự. Khoản 5 Điều 32 Nghị định 23/2015 xếp loại giấy tờ này vào nhóm không được dịch để chứng thực chữ ký. Thứ tự bắt buộc là hợp pháp hóa trước, dịch và chứng thực sau. Rất nhiều người làm ngược và mất tiền dịch oan.
Một lưu ý về sổ chứng thực cũ
Nghị định 280/2025 có một điều khoản chuyển tiếp mà người làm nghề nên biết. Khoản 2 Điều 47 sửa đổi quy định nguyên văn:
2. Sổ chứng thực bản sao từ bản chính, sổ chứng thực chữ ký/chứng thực điểm chỉ, sổ chứng thực chữ ký người dịch, sổ chứng thực giao dịch được lập trước ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành tiếp tục được sử dụng đến hết ngày 31 tháng 12 năm 2025.
Nghĩa là các sổ lập theo mẫu cũ chỉ dùng tới hết năm 2025. Chi tiết này không ảnh hưởng tới người đi làm thủ tục, nhưng có ý nghĩa khi cần tra cứu lại một bản dịch đã chứng thực trong giai đoạn chuyển tiếp.
Tóm lại: ba cửa, không phải một
Từ ngày 01 tháng 11 năm 2025, chứng thực chữ ký người dịch làm được ở ba nơi: Ủy ban nhân dân cấp xã, tổ chức hành nghề công chứng, và Cơ quan đại diện ngoại giao hoặc lãnh sự. Mọi hướng dẫn còn trỏ về Phòng Tư pháp cấp huyện đều đã lạc hậu.
Người ký có thể là Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc người được ủy quyền, phân công — và danh sách những người này được đăng công khai trên trang thông tin điện tử của Sở Tư pháp, nên kiểm tra được.
Còn mang theo gì thì tùy: cộng tác viên chỉ cần bản dịch và bản gốc nhưng phải quay về nơi đã đăng ký chữ ký mẫu; người tự dịch giấy tờ của mình thì cần thêm giấy tờ tùy thân và bằng cấp, và phải ký trước mặt.
Nguồn tham khảo
Văn bản pháp luật Việt Nam
– Nghị định số 280/2025/NĐ-CP ngày 27 tháng 10 năm 2025 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP — bản gốc có chữ ký số trên Cổng thông tin điện tử Chính phủ
– Văn bản hợp nhất số 753/VBHN-BTP của Bộ Tư pháp — bản hợp nhất Nghị định số 23/2015/NĐ-CP sau khi được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 07/2025/NĐ-CP và Nghị định số 280/2025/NĐ-CP. Dùng để đối chiếu khoản 9 Điều 2, Điều 5 và Điều 31 theo nội dung đang có hiệu lực
– Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch
– Luật Công chứng số 46/2024/QH15 ngày 26 tháng 11 năm 2024 của Quốc hội, có hiệu lực từ ngày 01 tháng 7 năm 2025 — bản đăng Công báo
Bài giới thiệu của cơ quan nhà nước
– Bài “Sửa đổi, bổ sung một số quy định về chứng thực” trên Báo điện tử Chính phủ — dẫn nguyên văn các quy định sửa đổi tại Điều 43 và Điều 47
Cần tư vấn pháp lý cho giao dịch với đối tác Trung Quốc?
Đội ngũ Luật sư Tiếng Trung – Công ty Luật Phong Gia tư vấn trực tiếp bằng tiếng Trung, đồng hành cùng doanh nghiệp từ đàm phán, soạn thảo hợp đồng đến giải quyết tranh chấp.
📞 0912.085.076
🌐 luatsutiengtrung.vn
Nội dung bài viết này chỉ mang tính chất tham khảo và không thay thế cho các ý kiến chuyên môn. Do một số tư liệu chưa được đối chiếu trực tiếp từ nguồn nguyên tác, thông tin có thể tồn tại những sai sót ngoài ý muốn. Kính mong Quý độc giả tự kiểm chứng và hết sức thận trọng trước khi áp dụng vào thực tế. Tác giả không chịu trách nhiệm về bất kỳ hệ quả nào phát sinh từ việc sử dụng các thông tin trên.
