Nhìn bề ngoài, hai bản dịch giống hệt nhau: cùng người dịch, cùng con dấu, cùng lời chứng. Nhưng khi nộp cho Tòa, bản dịch còn phải vượt qua thêm một cửa ải mà hồ sơ hành chính không có. Và cửa ải ấy có thể mở ra bất cứ lúc nào trong quá trình xét xử.
Chỗ giống nhau, để nói cho hết lẽ
Về mặt thủ tục làm ra bản dịch, hai trường hợp không khác nhau. Cùng là người dịch đủ điều kiện, cùng ký vào bản dịch, cùng được chứng thực chữ ký theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Không có một loại chứng thực riêng dành cho hồ sơ tố tụng.
Vì thế nếu chỉ nhìn vào tờ giấy, không ai phân biệt nổi. Khác biệt không nằm ở khâu tạo ra bản dịch, mà nằm ở chỗ nơi nhận sẽ làm gì với nó.
Cơ quan hành chính kiểm tra xem hồ sơ có đủ và đúng thủ tục không. Đủ thì tiếp nhận. Tòa án thì khác: Tòa phải quyết định tài liệu ấy có được coi là chứng cứ hay không, và đó là một câu hỏi khác hẳn.
Cửa ải thứ nhất: bản dịch là điều kiện để tài liệu vào được hồ sơ
Khoản 3 Điều 96 Bộ luật Tố tụng dân sự số 92/2015/QH13 ngày 25 tháng 11 năm 2015 quy định nguyên văn:
3. Đương sự giao nộp cho Tòa án tài liệu, chứng cứ bằng tiếng dân tộc thiểu số, tiếng nước ngoài phải kèm theo bản dịch sang tiếng Việt, được công chứng, chứng thực hợp pháp.
Đây là điều kiện tối thiểu. Không có bản dịch hợp lệ thì tài liệu tiếng nước ngoài không vào được hồ sơ vụ án, dù nội dung có quyết định đến đâu.
Xin nói thêm một chỗ đang lệch nhau về câu chữ mà theo tôi là cần theo dõi. Điều luật đòi bản dịch “được công chứng, chứng thực hợp pháp”, trong khi Luật Công chứng số 46/2024/QH15 có hiệu lực từ ngày 01 tháng 7 năm 2025 đã bỏ chế định công chứng bản dịch. Theo tôi, cách hiểu hợp lý là từ ngày ấy yêu cầu của điều luật được thỏa mãn bằng thủ tục chứng thực chữ ký người dịch — nhưng đây là suy luận của tôi chứ chưa phải hướng dẫn chính thức. Khi nộp hồ sơ, nên hỏi trước bộ phận tiếp nhận.
Cửa ải thứ hai: đúng thủ tục thì mới được coi là chứng cứ
Vượt được cửa thứ nhất, tài liệu mới vào hồ sơ. Nhưng vào hồ sơ chưa có nghĩa là được coi là chứng cứ. Đó là hai chuyện khác nhau, và Bộ luật Tố tụng dân sự tách bạch rất rõ.
Điều 93 định nghĩa nguyên văn:
Điều 93. Chứng cứ
Chứng cứ trong vụ việc dân sự là những gì có thật được đương sự và cơ quan, tổ chức, cá nhân khác giao nộp, xuất trình cho Tòa án trong quá trình tố tụng hoặc do Tòa án thu thập được theo trình tự, thủ tục do Bộ luật này quy định và được Tòa án sử dụng làm căn cứ để xác định các tình tiết khách quan của vụ án cũng như xác định yêu cầu hay sự phản đối của đương sự là có căn cứ và hợp pháp.
Rồi Điều 95 quy định điều kiện để từng loại tài liệu được coi là chứng cứ. Hai khoản liên quan trực tiếp tới bản dịch, nguyên văn:
1. Tài liệu đọc được nội dung được coi là chứng cứ nếu là bản chính hoặc bản sao có công chứng, chứng thực hợp pháp hoặc do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cung cấp, xác nhận.
10. Văn bản công chứng, chứng thực được coi là chứng cứ nếu việc công chứng, chứng thực được thực hiện theo đúng thủ tục do pháp luật quy định.
Xin để ý cụm “theo đúng thủ tục do pháp luật quy định” ở khoản 10. Đây chính là chỗ hồ sơ tố tụng khắt khe hơn hồ sơ hành chính.
Ở cơ quan hành chính, nếu cán bộ tiếp nhận không phát hiện sai sót về thủ tục thì hồ sơ cứ thế đi tiếp. Ở Tòa án thì khác: việc chứng thực có đúng thủ tục hay không là một vấn đề có thể bị bên kia nêu ra bất cứ lúc nào, kể cả tại phiên tòa. Và nếu thủ tục sai, hậu quả không phải là bổ sung cho đủ, mà là tài liệu ấy không được coi là chứng cứ.
Đây là lý do những chi tiết hình thức mà tôi từng nhắc ở bài về chứng thực chữ ký — đánh số từng trang, ký từng trang, ghi số lượng trang và tờ, đóng dấu giáp lai — không phải chuyện vụn vặt. Ở hồ sơ hành chính chúng là thủ tục. Ở hồ sơ tố tụng chúng là điều kiện để tài liệu tồn tại với tư cách chứng cứ.
Cửa ải thứ ba: Thẩm phán có thể yêu cầu bản gốc bất cứ lúc nào
Đây là điểm khác biệt lớn nhất, và cũng là điểm ít người biết nhất.
Điểm c khoản 1 Điều 92 Bộ luật Tố tụng dân sự quy định nguyên văn:
c) Những tình tiết, sự kiện đã được ghi trong văn bản và được công chứng, chứng thực hợp pháp; trường hợp có dấu hiệu nghi ngờ tính khách quan của những tình tiết, sự kiện này hoặc tính khách quan của văn bản công chứng, chứng thực thì Thẩm phán có thể yêu cầu đương sự, cơ quan, tổ chức công chứng, chứng thực xuất trình bản gốc, bản chính.
Điều luật này nằm trong Điều 92 về những tình tiết không phải chứng minh. Nghĩa là về nguyên tắc, những gì đã ghi trong văn bản được chứng thực hợp pháp thì đương sự không phải chứng minh thêm. Đó là ưu thế của tài liệu đã chứng thực.
Nhưng vế sau mới là điều đáng nhớ. Nếu có dấu hiệu nghi ngờ, Thẩm phán có thể yêu cầu xuất trình bản gốc — và yêu cầu ấy hướng tới cả đương sự lẫn chính cơ quan, tổ chức đã chứng thực.
Với bản dịch, điều này có nghĩa rất cụ thể: con dấu chứng thực không đóng lại cuộc tranh luận. Nếu bên kia nêu nghi ngờ về nội dung bản dịch, việc đối chiếu quay về bản gốc tiếng nước ngoài. Và như tôi đã viết ở bài về trách nhiệm, cơ quan chứng thực chưa từng xác nhận nội dung — họ chỉ xác nhận chữ ký. Nên khi Tòa quay về bản gốc, người phải trả lời là người dịch, không phải cơ quan đã đóng dấu.
Bảng đối chiếu hai loại hồ sơ
| Tiêu chí | Nộp cơ quan hành chính | Nộp Tòa án |
|---|---|---|
| Thủ tục làm bản dịch | Chứng thực chữ ký người dịch theo Nghị định 23/2015 | Giống hệt, không có thủ tục riêng |
| Nơi nhận kiểm tra gì | Hồ sơ có đủ và đúng thủ tục không | Thêm câu hỏi: tài liệu có được coi là chứng cứ không |
| Hậu quả khi thủ tục sai | Thường được yêu cầu bổ sung, sửa lại | Có thể không được coi là chứng cứ theo khoản 10 Điều 95 |
| Ai có thể nêu vấn đề | Cán bộ tiếp nhận, tại thời điểm nộp | Bên đối tụng hoặc Thẩm phán, bất cứ lúc nào trong quá trình tố tụng |
| Bản gốc | Thường chỉ xuất trình để đối chiếu rồi trả lại | Thẩm phán có thể yêu cầu xuất trình bất cứ lúc nào nếu có nghi ngờ, theo điểm c khoản 1 Điều 92 |
| Nội dung bản dịch | Ít khi bị chất vấn | Là chỗ bên kia thường nhắm tới nếu bản dịch bất lợi cho họ |
Điều đó thay đổi cách chuẩn bị hồ sơ như thế nào
Từ ba cửa ải trên, tôi rút ra bốn việc mà tôi luôn làm khi hồ sơ có tài liệu tiếng nước ngoài sắp ra Tòa.
Thứ nhất, giữ bản gốc trong tình trạng nguyên vẹn và sẵn sàng xuất trình. Đừng chỉ giữ bản sao có chứng thực cho gọn hồ sơ. Yêu cầu xuất trình bản gốc có thể đến vào ngày xử.
Thứ hai, rà lại phần hình thức của bản dịch trước khi nộp, đúng theo yêu cầu tại Nghị định 23/2015: từng trang có đánh số và có chữ ký, số lượng trang và tờ ghi ở cuối, đóng dấu giáp lai nếu từ hai tờ trở lên. Ở hồ sơ hành chính bỏ sót một chi tiết thì sửa được. Ở hồ sơ tố tụng thì đó là chỗ bên kia sẽ chỉ vào.
Thứ ba, với những đoạn quyết định thắng thua — điều khoản về giá, về chế tài, về giải quyết tranh chấp — nên tự đối chiếu bản dịch với bản gốc một lần nữa, hoặc mời người có chuyên môn pháp lý rà. Bản dịch đúng ở chín mươi phần trăm nội dung nhưng lệch ở đúng đoạn quyết định thì vẫn là hồ sơ yếu.
Thứ tư, lưu thông tin về người dịch: họ tên, bằng cấp, nơi đăng ký chữ ký mẫu, ngày dịch. Nếu bản dịch bị chất vấn, đó là những thứ đầu tiên cần trả lời, và tìm lại sau nhiều tháng thì rất mất công.
Một lưu ý riêng với tài liệu do cơ quan nước ngoài cấp
Với hồ sơ có yếu tố nước ngoài, còn một lớp nữa trước cả ba cửa ải trên: hợp pháp hóa lãnh sự.
Như tôi đã viết ở bài về chứng thực chữ ký người dịch, khoản 5 Điều 32 Nghị định 23/2015 xếp giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp mà chưa được hợp pháp hóa lãnh sự vào nhóm không được dịch để chứng thực chữ ký. Nghĩa là thứ tự bắt buộc phải đúng: hợp pháp hóa trước, dịch và chứng thực sau.
Trong hồ sơ hành chính, bỏ qua bước này thì thường bị trả hồ sơ và làm lại. Còn trong hồ sơ tố tụng, hậu quả nặng hơn: bản dịch được tạo ra từ một tài liệu lẽ ra không được dịch, và điều đó có thể bị nêu ra như một khiếm khuyết về thủ tục.
Tóm lại: khác nhau ở nơi nhận, không ở tờ giấy
Bản dịch nộp Tòa và bản dịch nộp cơ quan hành chính được làm ra theo cùng một thủ tục. Khác biệt nằm ở nơi nhận.
Cơ quan hành chính hỏi hồ sơ có đủ không. Tòa án hỏi thêm hai câu: việc chứng thực có đúng thủ tục không, và nếu có nghi ngờ thì bản gốc đâu. Hai câu ấy có thể được đặt ra bất cứ lúc nào, kể cả tại phiên tòa, và người trả lời cuối cùng về nội dung luôn là người dịch.
Vì vậy với hồ sơ sắp ra Tòa, tôi không coi việc dịch là một khâu hành chính làm cho xong. Nó là khâu tạo ra một trong những tài liệu mà bên kia sẽ soi kỹ nhất.
Nguồn tham khảo
Văn bản pháp luật Việt Nam
– Bộ luật Tố tụng dân sự số 92/2015/QH13 ngày 25 tháng 11 năm 2015 của Quốc hội — bản toàn văn trên Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật của Tòa án nhân dân tối cao. Dùng để đối chiếu điểm c khoản 1 Điều 92, Điều 93, khoản 1 và khoản 10 Điều 95, khoản 3 Điều 96
– Bộ luật Tố tụng dân sự số 92/2015/QH13 — bản gốc trên Cơ sở dữ liệu văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ
– Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch
– Văn bản hợp nhất số 753/VBHN-BTP của Bộ Tư pháp — bản hợp nhất Nghị định số 23/2015/NĐ-CP sau khi được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 07/2025/NĐ-CP và Nghị định số 280/2025/NĐ-CP
– Nghị định số 280/2025/NĐ-CP ngày 27 tháng 10 năm 2025 của Chính phủ — bản gốc có chữ ký số trên Cổng thông tin điện tử Chính phủ
– Luật Công chứng số 46/2024/QH15 ngày 26 tháng 11 năm 2024 của Quốc hội, có hiệu lực từ ngày 01 tháng 7 năm 2025 — bản đăng Công báo
Cần tư vấn pháp lý cho giao dịch với đối tác Trung Quốc?
Đội ngũ Luật sư Tiếng Trung – Công ty Luật Phong Gia tư vấn trực tiếp bằng tiếng Trung, đồng hành cùng doanh nghiệp từ đàm phán, soạn thảo hợp đồng đến giải quyết tranh chấp.
📞 0912.085.076
🌐 luatsutiengtrung.vn
Nội dung bài viết này chỉ mang tính chất tham khảo và không thay thế cho các ý kiến chuyên môn. Do một số tư liệu chưa được đối chiếu trực tiếp từ nguồn nguyên tác, thông tin có thể tồn tại những sai sót ngoài ý muốn. Kính mong Quý độc giả tự kiểm chứng và hết sức thận trọng trước khi áp dụng vào thực tế. Tác giả không chịu trách nhiệm về bất kỳ hệ quả nào phát sinh từ việc sử dụng các thông tin trên.
