Cả thị trường vẫn quen miệng gọi là dịch thuật công chứng. Nhưng cái tên ấy giờ đã không còn khớp với thủ tục. Và điều đáng nói không nằm ở tên gọi, mà nằm ở chỗ ai gánh trách nhiệm khi bản dịch sai.
Trước đây công chứng viên chứng nhận điều gì
Điều 61 Luật Công chứng số 53/2014/QH13 quy định về công chứng bản dịch. Khoản 1 của điều luật ấy nêu:
“Việc dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt để công chứng phải do người phiên dịch là cộng tác viên của tổ chức hành nghề công chứng thực hiện.”
Theo cơ chế cũ, công chứng viên không dừng lại ở việc xác nhận chữ ký. Lời chứng của công chứng viên xác nhận cả tính chính xác và hợp pháp của bản dịch. Người dịch, về phần mình, phải là cộng tác viên đã đăng ký với chính tổ chức hành nghề công chứng đó.
Nói cách khác, tổ chức hành nghề công chứng đứng ra bảo đảm cho nội dung bản dịch. Đó chính là lý do người ta yên tâm mang một bản dịch công chứng đi nộp cơ quan nhà nước.
Luật Công chứng 2024 bỏ hẳn chế định này
Luật Công chứng số 46/2024/QH15 ngày 26 tháng 11 năm 2024, có hiệu lực từ ngày 01 tháng 7 năm 2025, không còn giữ lại quy định nào về công chứng bản dịch. Chế định vốn nằm ở Điều 61 của luật cũ đã được bỏ.
Thay vào đó, việc chứng nhận bản dịch được chuyển sang cơ chế chứng thực chữ ký người dịch. Điểm c khoản 1 Điều 18 Luật Công chứng 2024, khi liệt kê quyền của công chứng viên, quy định:
“Được công chứng giao dịch theo quy định của Luật này và quy định khác của pháp luật có liên quan; được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản, chứng thực chữ ký người dịch theo quy định của pháp luật về chứng thực”
Công chứng viên vẫn làm việc với bản dịch, nhưng nay là một việc khác hẳn: chứng thực chữ ký, chứ không chứng nhận nội dung.
Khoảng cách giữa hai việc ấy
Đây là chỗ tôi muốn dừng lại lâu nhất, bởi nó chứa đựng toàn bộ ý nghĩa của thay đổi lần này.
Chứng nhận nội dung bản dịch nghĩa là xác nhận rằng bản dịch phản ánh đúng bản gốc. Người chứng nhận phải đọc, phải đối chiếu, và phải chịu trách nhiệm về kết luận của mình.
Còn chứng thực chữ ký người dịch chỉ là xác nhận rằng chữ ký trên bản dịch đúng là của người đó. Người chứng thực không cần đọc nội dung, không đối chiếu bản gốc, và không kết luận gì về chất lượng bản dịch.
Nhìn bề ngoài, hai loại giấy tờ trông na ná nhau: cũng dấu đỏ, cũng chữ ký của công chứng viên. Nhưng về bản chất pháp lý, thứ được bảo đảm đã khác hẳn. Trước đây là nội dung; nay chỉ còn là chữ ký.
| Tiêu chí | Trước 01/7/2025 | Từ 01/7/2025 |
|---|---|---|
| Tên thủ tục | Công chứng bản dịch | Chứng thực chữ ký người dịch |
| Đối tượng được xác nhận | Nội dung bản dịch | Chữ ký của người dịch |
| Người dịch | Cộng tác viên của tổ chức hành nghề công chứng | Người dịch đáp ứng điều kiện theo pháp luật về chứng thực |
| Ai gánh rủi ro nội dung | Tổ chức hành nghề công chứng cùng người dịch | Người dịch |
Trách nhiệm đổi chủ
Hệ quả trực tiếp nhất của thay đổi này là gánh nặng trách nhiệm về nội dung dồn cả về phía người dịch. Đây không phải suy luận của tôi, mà được viết thẳng trong Điều 30 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ. Nguyên văn:
Điều 30. Trách nhiệm của người dịch và người thực hiện chứng thực chữ ký người dịch
1. Người dịch phải chịu trách nhiệm trước khách hàng, trước cơ quan thực hiện chứng thực về tính chính xác của nội dung bản dịch; không được dịch những giấy tờ, văn bản quy định tại Điều 32 của Nghị định này để yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch.
2. Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính xác thực về chữ ký của người dịch trong bản dịch.
Hai khoản, hai chủ thể, hai phạm vi trách nhiệm tách bạch. Người dịch chịu trách nhiệm về nội dung; người thực hiện chứng thực chỉ chịu trách nhiệm về chữ ký. Không một chỗ nào chồng lấn, và cũng không còn ai đứng ra bảo đảm nội dung thay cho người dịch.
Trước đây, khi một bản dịch sai gây thiệt hại, câu hỏi đầu tiên là tổ chức hành nghề công chứng đã chứng nhận nội dung ấy trên cơ sở nào. Nay câu hỏi đầu tiên chuyển thành một câu khác: người ký vào bản dịch là ai.
Với biên dịch viên, đây là thay đổi rất đáng để dừng lại suy nghĩ. Chữ ký của bạn trên bản dịch trước kia còn được đặt cạnh lời chứng của công chứng viên về nội dung. Nay nó đứng một mình, với tư cách là thứ duy nhất bảo đảm cho bản dịch ấy.
Tôi nghĩ phần lớn người ký chưa ý thức được điều này, đơn giản vì thủ tục bên ngoài trông vẫn y như cũ: vẫn mang giấy tờ tới, vẫn có dấu đỏ, vẫn gọi là đi công chứng.
Nơi làm thủ tục cũng đã đổi
Song song với thay đổi trên còn có một thay đổi khác về thẩm quyền. Hai thứ này hay bị nhắc lẫn vào nhau.
Khoản 2 Điều 1 Nghị định số 280/2025/NĐ-CP ngày 27 tháng 10 năm 2025 của Chính phủ, có hiệu lực từ ngày 01 tháng 11 năm 2025, sửa đổi Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Nguyên văn phần liên quan:
Điều 5. Thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực
1. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền và trách nhiệm:
a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;
b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;
c) Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;
Điểm c chính là thủ tục ta đang bàn. Thẩm quyền nay thuộc Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã; trước đó nó gắn với Phòng Tư pháp cấp huyện, mà cơ quan ấy không còn trong mô hình chính quyền địa phương hai cấp. Nghĩa là mọi hướng dẫn kiểu “mang giấy tờ ra Phòng Tư pháp quận” — hiện vẫn còn đầy trên mạng — đều đã lạc hậu.
Nhưng đừng vội nghĩ rằng chỉ còn một cửa. Hai khoản tiếp theo của cùng điều luật quy định nguyên văn:
3. Cơ quan đại diện có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc quy định tại các điểm a, b và c khoản 1 Điều này. Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự ký chứng thực và đóng dấu của Cơ quan đại diện.
4. Công chứng viên có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc quy định tại các điểm a, b và c khoản 1 Điều này, ký chứng thực và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.
Cả hai khoản đều nhắc tới điểm c. Vậy là có ba nơi làm được thủ tục này: Ủy ban nhân dân cấp xã, tổ chức hành nghề công chứng, và Cơ quan đại diện ngoại giao hoặc lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài. Công chứng viên tuy không còn công chứng bản dịch, nhưng vẫn chứng thực chữ ký người dịch được. Đây là chỗ dễ hiểu nhầm nhất: nghe “bỏ công chứng bản dịch”, nhiều người tưởng phòng công chứng đã hết vai trò.
Một điểm hở đáng lưu ý về nơi làm thủ tục
Khoản 5 của cùng điều luật quy định nguyên văn:
5. Việc chứng thực không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực thực hiện trong các trường hợp sau đây:
a) Chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký;
Đọc thoáng qua thì tưởng đã rõ. Nhưng xin để ý cách điều luật dùng từ: khoản 1 tách riêng điểm b là “chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản” và điểm c là “chứng thực chữ ký của người dịch”. Trong khi đó khoản 5 chỉ ghi “chứng thực chữ ký”, không nhắc tới người dịch. Vậy chứng thực chữ ký người dịch có thuộc diện không phụ thuộc nơi cư trú hay không? Xét theo câu chữ thì chưa dứt khoát.
Tuy nhiên, ràng buộc thực tế lại nằm ở một chỗ khác — và chính chỗ ấy mới quan trọng với người dịch.
Chữ ký mẫu đăng ký ở đâu
Khoản 10 Điều 1 của Nghị định sửa đổi Điều 29 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Nguyên văn:
Điều 29. Đăng ký chữ ký mẫu
Người dịch là cộng tác viên của Ủy ban nhân dân cấp xã phải đăng ký chữ ký mẫu tại Ủy ban nhân dân cấp xã; người dịch là cộng tác viên của tổ chức hành nghề công chứng phải đăng ký chữ ký mẫu tại tổ chức hành nghề công chứng. Khi đăng ký chữ ký mẫu, người dịch phải nộp văn bản đề nghị đăng ký chữ ký mẫu và trực tiếp ký 03 chữ ký mẫu giống nhau trong văn bản đề nghị đăng ký chữ ký mẫu trước mặt Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc người được Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ủy quyền, Trưởng Phòng công chứng, Trưởng Văn phòng công chứng.
Chữ ký mẫu đăng ký tại chính nơi mình làm cộng tác viên, và phải ký ba chữ ký giống nhau trước mặt người có thẩm quyền. Ghép quy định này với khoản 1 Điều 31 buộc người thực hiện chứng thực phải đối chiếu chữ ký trên bản dịch với chữ ký mẫu, ta rút ra điều thực dụng nhất của cả mục này: ràng buộc thật không nằm ở nơi cư trú của người dịch, mà ở nơi người dịch đã đăng ký chữ ký mẫu.
Còn phạm vi làm cộng tác viên thì lại rất rộng. Khoản 1 Điều 28 sửa đổi quy định nguyên văn:
1. Người có đủ tiêu chuẩn, điều kiện theo quy định tại Điều 27 của Nghị định này được làm cộng tác viên dịch thuật của Ủy ban nhân dân cấp xã, tổ chức hành nghề công chứng trong phạm vi cả nước.
Cụm “trong phạm vi cả nước” là điểm đáng nhớ: người dịch không bị bó vào địa bàn nơi mình cư trú khi chọn nơi làm cộng tác viên. Danh sách cộng tác viên do Sở Tư pháp phê duyệt, được niêm yết tại trụ sở và đăng trên trang thông tin điện tử của Sở. Vậy nên khi cần kiểm tra một người dịch có đúng là cộng tác viên hay không, đó chính là chỗ để tra.
Hai quy tắc kỹ thuật người dịch phải thuộc
Khoản 11 Điều 1 của Nghị định sửa đổi Điều 31 về thủ tục chứng thực chữ ký người dịch. Trong đó có một đoạn quy định về hình thức bản dịch mà theo tôi người làm nghề nên thuộc lòng. Nguyên văn:
Đối với bản dịch giấy tờ, văn bản có từ 02 trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự, có chữ ký của người dịch và người thực hiện chứng thực; số lượng trang, tờ và lời chứng được ghi tại trang cuối của bản dịch hoặc trang liền sau trang cuối của bản dịch; nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
Đánh số từng trang, ký từng trang, ghi số lượng trang và tờ ở cuối, đóng dấu giáp lai nếu từ hai tờ trở lên. Đây đều là những chỗ hồ sơ hay bị trả về, và đều là lỗi hình thức chứ không phải lỗi dịch.
Quy tắc thứ hai nằm ở khoản 2 của cùng điều luật, dành cho người không phải cộng tác viên dịch thuật:
2. Đối với người không phải là cộng tác viên dịch thuật của Ủy ban nhân dân cấp xã, tổ chức hành nghề công chứng mà tự dịch giấy tờ, văn bản phục vụ mục đích cá nhân và có yêu cầu chứng thực chữ ký trên bản dịch thì phải xuất trình các giấy tờ sau đây:
Sau đó điều luật liệt kê giấy tờ tùy thân và bằng cấp ngoại ngữ. Nghĩa là người tự dịch giấy tờ của chính mình vẫn được chứng thực chữ ký, miễn chứng minh được năng lực ngôn ngữ. Điều này ít người biết, mà lại rất hữu ích với ai chỉ cần dịch một hai giấy tờ cho việc riêng.
Vậy tiêu chuẩn cụ thể là gì? Điều 27 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định nguyên văn:
Điều 27. Tiêu chuẩn, điều kiện của người dịch
1. Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo quy định của pháp luật.
2. Có bằng cử nhân ngoại ngữ trở lên về thứ tiếng nước ngoài cần dịch hoặc có bằng tốt nghiệp đại học trở lên đối với thứ tiếng nước ngoài cần dịch.
Đối với ngôn ngữ không phổ biến mà người dịch không có bằng cử nhân ngoại ngữ, bằng tốt nghiệp đại học theo quy định tại Khoản này thì phải thông thạo ngôn ngữ cần dịch.
Khoản 2 mở ra hai con đường, và người làm nghề hay nhầm chính ở chỗ này. Một là bằng cử nhân ngoại ngữ về chính thứ tiếng cần dịch. Hai là bằng tốt nghiệp đại học đối với thứ tiếng ấy — tức học đại học bằng chính ngôn ngữ đó. Chẳng hạn người tốt nghiệp một trường đại học ở Trung Quốc, học bằng tiếng Trung, thì đủ điều kiện dịch tiếng Trung dù không có bằng cử nhân tiếng Trung.
Đoạn cuối chỉ áp dụng cho ngôn ngữ không phổ biến. Tiếng Trung không thuộc nhóm ấy, nên với hồ sơ tiếng Trung vẫn phải có một trong hai loại bằng nói trên, không có đường vòng “thông thạo”.
Những giấy tờ không được dịch để chứng thực chữ ký
Điều 30 vừa dẫn ở trên có nhắc tới Điều 32. Điều ấy rất đáng biết, vì nó vạch ra giới hạn công việc. Nguyên văn:
Điều 32. Giấy tờ, văn bản không được dịch để chứng thực chữ ký người dịch
1. Giấy tờ, văn bản đã bị tẩy xóa, sửa chữa; thêm, bớt nội dung không hợp lệ.
2. Giấy tờ, văn bản bị hư hỏng, cũ nát không xác định được nội dung.
3. Giấy tờ, văn bản đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được dịch.
4. Giấy tờ, văn bản có nội dung quy định tại Khoản 4 Điều 22 của Nghị định này.
5. Giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại Khoản 1 Điều 20 của Nghị định này.
Khoản 5 là khoản thiết thân nhất với công việc có yếu tố nước ngoài, đồng thời cũng là khoản hay bị bỏ qua nhất. Giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp mà chưa được hợp pháp hóa lãnh sự thì không được dịch để chứng thực chữ ký. Nghĩa là thứ tự làm việc phải đúng: hợp pháp hóa lãnh sự trước, dịch và chứng thực sau.
Rất nhiều trường hợp khách hàng mang tới một bằng cấp hay giấy khai sinh cấp ở nước ngoài, muốn dịch ngay cho kịp việc, rồi tới lúc nộp mới biết hồ sơ không dùng được vì thiếu bước hợp pháp hóa. Công dịch coi như bỏ. Đây là chỗ người làm nghề nên hỏi khách hàng ngay từ đầu, trước khi nhận bản dịch.
Bản dịch đã công chứng trước đây có còn dùng được không
Đây là câu hỏi khiến nhiều người lo, và câu trả lời là có.
Theo tường thuật của Báo Nhân Dân về các quy định mới của Luật Công chứng 2024, bản dịch đã được công chứng trước ngày 01 tháng 7 năm 2025 vẫn có giá trị sử dụng. Việc bỏ chế định công chứng bản dịch không làm mất hiệu lực của những gì đã hoàn tất theo luật cũ.
Vì vậy, không cần mang hồ sơ cũ đi làm lại. Chỉ những bản dịch thực hiện từ ngày luật mới có hiệu lực trở đi mới đi theo cơ chế chứng thực chữ ký.
Gọi tên sao cho đúng
Về mặt ngôn ngữ, “dịch thuật công chứng” hiện là một cách gọi không còn khớp với thủ tục. Trong luật không có thủ tục nào mang tên ấy, và cũng không còn thủ tục công chứng nào áp lên bản dịch.
Dù vậy, tôi không cho rằng nên bắt bẻ cách gọi này. Nó đã thành thói quen của cả thị trường, và bản thân tôi khi nói chuyện với khách hàng cũng vẫn dùng cho dễ hiểu.
Chỗ cần chính xác là trong văn bản. Khi soạn hợp đồng, đơn từ hay hồ sơ nộp cơ quan nhà nước, nên viết đúng tên thủ tục là “chứng thực chữ ký người dịch”. Còn trong lời ăn tiếng nói hằng ngày thì gọi thế nào cũng được, miễn mình biết rõ thực chất đang làm gì.
Việc nên làm từ bây giờ
Với người dịch, có hai việc.
Thứ nhất, hiểu rằng chữ ký của mình nay là thứ duy nhất bảo đảm cho bản dịch. Điều đó không có nghĩa là phải lo sợ, nhưng nên cẩn thận hơn ở khâu rà soát tên riêng, con số và ngày tháng — những chỗ sai mà người đọc bản dịch không tự phát hiện được.
Thứ hai, lưu lại bản gốc đã nhận và ghi chú những chỗ mờ, thiếu trang hoặc khó đọc. Nếu về sau phát sinh tranh chấp về nội dung bản dịch, chính những ghi chú ấy là thứ bảo vệ người dịch tốt nhất.
Với doanh nghiệp thường xuyên có hồ sơ dịch, nên xem lại quy trình nội bộ: ai là người ký vào bản dịch, người đó có đủ điều kiện theo pháp luật về chứng thực hay không, và có được ghi nhận ở đâu không. Trước kia việc này do tổ chức hành nghề công chứng lo; nay thì không.
Tóm lại: đổi tên thủ tục, đổi cả người chịu trách nhiệm
Từ ngày 01 tháng 7 năm 2025, Luật Công chứng số 46/2024/QH15 bỏ chế định công chứng bản dịch. Công chứng viên chuyển sang chứng thực chữ ký người dịch, tức là xác nhận chữ ký chứ không xác nhận nội dung. Từ ngày 01 tháng 11 năm 2025, thẩm quyền chứng thực thuộc Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã theo Nghị định số 280/2025/NĐ-CP.
Bên ngoài trông vẫn như cũ, nhưng bên trong, trách nhiệm đã đổi chủ. Đây cũng là điều tôi luôn nhắc khi khách hàng hỏi vì sao bản dịch của họ bị đối tác chất vấn về độ chính xác, trong khi trên giấy vẫn đủ dấu đỏ.
Nguồn tham khảo
Văn bản pháp luật Việt Nam
– Luật Công chứng số 46/2024/QH15 ngày 26 tháng 11 năm 2024 của Quốc hội, có hiệu lực từ ngày 01 tháng 7 năm 2025
– Điều 61 Luật Công chứng số 53/2014/QH13 về công chứng bản dịch — nội dung dẫn theo bài giải đáp trên Thư viện pháp luật
– Nghị định số 280/2025/NĐ-CP ngày 27 tháng 10 năm 2025 của Chính phủ — bản gốc có chữ ký số, đăng trên kho dữ liệu văn bản quy phạm pháp luật của Cổng Thông tin điện tử Chính phủ
– Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch — bản gốc có chữ ký số, đăng trên kho dữ liệu văn bản quy phạm pháp luật của Cổng Thông tin điện tử Chính phủ. Dùng để đối chiếu Điều 27, Điều 30 và Điều 32
– Nghị định số 280/2025/NĐ-CP ngày 27 tháng 10 năm 2025 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01 tháng 11 năm 2025 — theo bài giới thiệu của Sở Tư pháp tỉnh Quảng Ngãi
Bài giới thiệu chính thức của cơ quan tư pháp về Nghị định 280/2025/NĐ-CP
– Bài “Một số điểm mới quan trọng của Nghị định số 280/2025/NĐ-CP” trên trang thông tin của chính quyền phường Trần Phú, tỉnh Hà Tĩnh — nêu rõ thẩm quyền chứng thực chữ ký người dịch được chuyển cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã theo khoản 2 Điều 1 của Nghị định
Tài liệu tham khảo khác
– Bài “Nhiều quy định mới về công chứng”, Báo Nhân Dân
– Bài “Sẽ không còn cần thực hiện công chứng bản dịch từ 01/7”, Tạp chí Luật sư Việt Nam
– Bài “Nghị định 280/2025/NĐ-CP: 5 điểm mới về cấp bản sao, chứng thực”, LuatVietnam
Cần tư vấn pháp lý cho giao dịch với đối tác Trung Quốc?
Đội ngũ Luật sư Tiếng Trung – Công ty Luật Phong Gia tư vấn trực tiếp bằng tiếng Trung, đồng hành cùng doanh nghiệp từ đàm phán, soạn thảo hợp đồng đến giải quyết tranh chấp.
📞 0912.085.076
🌐 luatsutiengtrung.vn
Nội dung bài viết này chỉ mang tính chất tham khảo và không thay thế cho các ý kiến chuyên môn. Do một số tư liệu chưa được đối chiếu trực tiếp từ nguồn nguyên tác, thông tin có thể tồn tại những sai sót ngoài ý muốn. Kính mong Quý độc giả tự kiểm chứng và hết sức thận trọng trước khi áp dụng vào thực tế. Tác giả không chịu trách nhiệm về bất kỳ hệ quả nào phát sinh từ việc sử dụng các thông tin trên.
