Quy trình thu hồi nợ doanh nghiệp tại Việt Nam: từ thương lượng đến thi hành án

Quy trình thu hồi nợ doanh nghiệp tại Việt Nam gồm ba giai đoạn nối tiếp nhau: thương lượng và hòa giải, giải quyết tranh chấp tại Tòa án hoặc Trọng tài, sau đó thi hành án để thu hồi tiền nợ. Với doanh nghiệp đầu tư từ Trung Quốc, khoản nợ chậm trả đồng nghĩa với dòng tiền bị đình trệ, trong khi mỗi tháng chờ đợi lại phát sinh thêm chi phí và rủi ro. Mỗi giai đoạn sẽ có hồ sơ, thời hạn và hậu quả pháp lý riêng. Sai sót ở giai đoạn ban đầu có thể khiến bản án mặc dù thắng kiện nhưng sau này lại rất khó thi hành án. Bài viết này lần lượt trình bày từng giai đoạn, nêu căn cứ pháp luật hiện hành, trong đó có Luật Thi hành án dân sự mới áp dụng từ ngày 01/7/2026, và những việc Quý doanh nghiệp nên chuẩn bị ngay từ hôm nay.

1. Bản chất của quy trình thu hồi nợ doanh nghiệp tại Việt Nam

Về bản chất, đòi nợ giữa hai doanh nghiệp là yêu cầu bên còn lại thanh toán khoản tiền đã cam kết trong hợp đồng. Khi bên nợ không tự nguyện trả tiền, pháp luật cho phép chủ nợ đưa tranh chấp đến cơ quan có thẩm quyền và yêu cầu Nhà nước cưỡng chế thi hành. Vì vậy, xác định khoản nợ thuộc loại nào và chịu sự điều chỉnh của văn bản pháp luật nào là bước đầu tiên, có ảnh hưởng trực tiếp đến cách xử lý ở các giai đoạn tiếp theo.

1.1. Cơ sở pháp lý điều chỉnh hoạt động thu hồi nợ

Quan hệ nợ giữa các doanh nghiệp chịu sự điều chỉnh của Bộ luật Dân sự 2015 về nghĩa vụ và hợp đồng. Khi nợ phát sinh từ mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, Luật Thương mại 2005 được áp dụng song song. Thủ tục khởi kiện tại Tòa án theo Bộ luật Tố tụng dân sự 2015; nếu hợp đồng có điều khoản trọng tài thì áp dụng Luật Trọng tài thương mại 2010. Giai đoạn thi hành án nay theo Luật Thi hành án dân sự số 106/2025/QH15, có hiệu lực từ ngày 01/7/2026 và thay thế Luật Thi hành án dân sự năm 2008.

Quyền khởi kiện đòi nợ có thời hiệu. Tranh chấp thương mại có thời hiệu hai năm theo Điều 319 Luật Thương mại, còn tranh chấp hợp đồng nói chung là ba năm theo Điều 429 Bộ luật Dân sự. Hết thời hiệu mà chưa khởi kiện, Quý doanh nghiệp có thể mất quyền yêu cầu Tòa án hoặc Trọng tài bảo vệ, dù khoản nợ vẫn có thật. Cách xác định thời hiệu nào áp dụng và thời điểm bắt đầu tính được phân tích tại bài Thời hiệu khởi kiện tranh chấp thương mại tại Việt Nam.

1.2. Phân loại các nhóm nợ doanh nghiệp thường gặp

Trên thực tế, nợ giữa các doanh nghiệp thường thuộc ba nhóm: tiền hàng hoặc tiền dịch vụ chưa thanh toán theo hợp đồng mua bán, cung ứng dịch vụ; khoản vay hoặc hỗ trợ tài chính giữa các bên; và khoản tiền phát sinh từ tranh chấp trong quá trình triển khai hợp đồng hợp tác, đầu tư, chẳng hạn như tiền phạt vi phạm hoặc tiền bồi thường thiệt hại.

Mỗi nhóm nợ thì lại cần những loại chứng cứ khác nhau. Nợ tiền hàng chủ yếu được chứng minh bằng hợp đồng, hóa đơn, chứng từ giao nhận và biên bản đối chiếu công nợ. Nợ vay cần có chứng từ chuyển tiền và thỏa thuận về lãi suất. Đối với tiền phạt, tiền bồi thường, chủ nợ phải chứng minh được hành vi vi phạm và thiệt hại thực tế. Xác định đúng loại nợ ngay từ đầu giúp Quý doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ phù hợp cho thủ tục đòi nợ giữa các công ty, tránh mất thời gian bổ sung về sau.

2. Quy trình thu hồi nợ doanh nghiệp: Từ thương lượng đến thi hành án

Ba giai đoạn dưới đây được sắp xếp theo trình tự thời gian. Xử lý tốt giai đoạn đầu thường giúp rút ngắn đáng kể thời gian ở hai giai đoạn sau; trong một số trường hợp, khoản nợ được thanh toán xong ngay tại buổi thương lượng.

2.1. Giai đoạn tiền tố tụng: Thương lượng và hòa giải

Thương lượng là bước đầu tiên trong cách thu hồi nợ doanh nghiệp. Chủ nợ gửi văn bản yêu cầu thanh toán chính thức, ghi rõ số tiền nợ gốc, tiền lãi chậm trả (nếu có), căn cứ hợp đồng, thời hạn thanh toán và việc sẽ khởi kiện nếu bên nợ không trả. Những việc nên làm ngay khi đối tác bắt đầu chậm trả được trình bày tại bài Đối tác Việt Nam không thanh toán phải làm gì.

Văn bản do luật sư soạn và gửi thường được bên nợ nhìn nhận với ý thức khác hẳn so với thư nhắc nợ thông thường. Thư nêu đúng điều khoản hợp đồng bị vi phạm, đúng căn cứ tính lãi chậm trả và hậu quả pháp lý cụ thể nếu bên nợ tiếp tục không trả. Đây cũng là chứng cứ cho thấy chủ nợ đã yêu cầu thanh toán một cách rõ ràng, có lợi thế rất lớn khi vụ việc phải ra Tòa án hoặc Trọng tài. Khi nào nên gửi thư và thư cần ghi những gì được trình bày tại bài Thư yêu cầu thanh toán của luật sư.

Khi hai bên còn muốn giữ quan hệ làm ăn, hòa giải thương mại là lựa chọn đáng cân nhắc. Hòa giải viên thương mại giúp các bên đi đến thỏa thuận về số tiền và lịch trả nợ. Về giá trị của kết quả hòa giải, khoản 1 Điều 15 Nghị định 22/2017/NĐ-CP về hòa giải thương mại quy định:

“Khi đạt được kết quả hòa giải thành các bên lập văn bản về kết quả hòa giải thành. Văn bản về kết quả hòa giải thành có hiệu lực thi hành đối với các bên theo quy định của pháp luật dân sự.”

Văn bản này ràng buộc hai bên như một hợp đồng, nhưng tự nó chưa được cơ quan thi hành án cưỡng chế. Muốn có giá trị cưỡng chế, Quý doanh nghiệp cần yêu cầu Tòa án công nhận. Khoản 1 Điều 418 Bộ luật Tố tụng dân sự quy định:

“Người yêu cầu công nhận kết quả hòa giải thành ngoài Tòa án phải gửi đơn đến Tòa án trong thời hạn 06 tháng, kể từ ngày các bên đạt được thỏa thuận hòa giải thành.”

Quyết định công nhận của Tòa án được thi hành theo pháp luật về thi hành án dân sự (khoản 9 Điều 419 Bộ luật Tố tụng dân sự). Khi bên nợ ký thỏa thuận rồi lại không trả, Quý doanh nghiệp có thể yêu cầu thi hành án ngay mà không phải khởi kiện lại từ đầu. Khi nào nên chọn hòa giải và cách tổ chức một buổi hòa giải có hiệu quả được phân tích tại bài Hòa giải thương mại tại Việt Nam.

2.2. Giai đoạn tố tụng: Khởi kiện tại Tòa án hoặc Trọng tài thương mại

Khi thương lượng không có kết quả, khởi kiện đòi nợ doanh nghiệp là bước tiếp theo. Nơi giải quyết do hợp đồng quyết định: nếu hai bên có thỏa thuận trọng tài thì phải kiện ra Trọng tài, vì theo Điều 6 Luật Trọng tài thương mại, Tòa án phải từ chối thụ lý, “trừ trường hợp thoả thuận trọng tài vô hiệu hoặc thoả thuận trọng tài không thể thực hiện được”. Nếu không có thỏa thuận trọng tài, vụ việc kinh doanh, thương mại do Tòa Kinh tế Tòa án nhân dân khu vực giải quyết sơ thẩm theo Điều 35, Điều 36 Bộ luật Tố tụng dân sự, được sửa đổi bởi Luật số 85/2025/QH15. Ưu và nhược điểm của từng nơi giải quyết khi đối tác ở Việt Nam còn doanh nghiệp ở Trung Quốc được so sánh tại bài Tranh chấp Việt – Trung: chọn trọng tài hay tòa án.

Hồ sơ khởi kiện gồm đơn khởi kiện và tài liệu, chứng cứ đi kèm. Khoản 5 Điều 189 Bộ luật Tố tụng dân sự quy định:

“Kèm theo đơn khởi kiện phải có tài liệu, chứng cứ chứng minh quyền, lợi ích hợp pháp của người khởi kiện bị xâm phạm. Trường hợp vì lý do khách quan mà người khởi kiện không thể nộp đầy đủ tài liệu, chứng cứ kèm theo đơn khởi kiện thì họ phải nộp tài liệu, chứng cứ hiện có để chứng minh quyền, lợi ích hợp pháp của người khởi kiện bị xâm phạm.”

Với các vụ đòi nợ, tài liệu thường gồm hợp đồng và phụ lục, đơn đặt hàng, hóa đơn, chứng từ giao nhận hàng hóa hoặc biên bản nghiệm thu dịch vụ, biên bản đối chiếu công nợ, thư yêu cầu thanh toán và các trao đổi qua email. Đơn thiếu nội dung bắt buộc thì Thẩm phán yêu cầu sửa đổi, bổ sung trong thời hạn không quá 01 tháng; người khởi kiện không sửa thì bị trả lại đơn (Điều 193 Bộ luật Tố tụng dân sự). Hồ sơ chuẩn bị kỹ từ đầu giúp vụ án được thụ lý nhanh và Quý doanh nghiệp không bị động khi Tòa án yêu cầu giao nộp chứng cứ.

Nếu có dấu hiệu bên nợ đang chuyển tiền hoặc bán tài sản để trốn nợ, Quý doanh nghiệp có thể yêu cầu Tòa án áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời, chẳng hạn phong tỏa tài khoản hoặc tài sản, ngay khi nộp đơn khởi kiện. Điều kiện và hồ sơ của thủ tục này được trình bày tại bài Phong tỏa tài sản con nợ tại Việt Nam.

Thời gian giải quyết phụ thuộc vào mức độ phức tạp của vụ việc và việc các bên có kháng cáo hay không. Chỉ khi bản án, quyết định của Tòa án đã có hiệu lực pháp luật, hoặc phán quyết trọng tài đã ban hành, Quý doanh nghiệp mới có căn cứ yêu cầu thi hành án. Riêng với Trọng tài, khoản 5 Điều 61 Luật Trọng tài thương mại quy định “Phán quyết trọng tài là chung thẩm và có hiệu lực kể từ ngày ban hành.” Không có phúc thẩm, nên thời gian từ khi kiện đến khi có phán quyết thường ngắn hơn đáng kể.

2.3. Giai đoạn sau tố tụng: Thi hành án dân sự để thu hồi tài sản

Thi hành án dân sự thu hồi nợ là giai đoạn nhiều doanh nghiệp chuẩn bị ít nhất, dù đây là lúc tiền thật sự về tài khoản. Thắng kiện chưa có nghĩa là nhận được tiền. Nếu bên thua không tự nguyện trả, Quý doanh nghiệp phải làm đơn yêu cầu thi hành án, và việc này cũng có thời hạn. Khoản 2 Điều 34 Luật Thi hành án dân sự số 106/2025/QH15 quy định:

“Thời hiệu yêu cầu thi hành án là 05 năm kể từ ngày bản án, quyết định có hiệu lực pháp luật hoặc kể từ ngày nghĩa vụ đến hạn.”

Điểm mới đáng chú ý của Luật năm 2025 là chủ nợ được chọn nơi tổ chức thi hành án. Điểm a khoản 1 Điều 6 Luật này ghi nhận quyền của người được thi hành án:

“Lựa chọn cơ quan thi hành án dân sự hoặc văn phòng thi hành án dân sự để yêu cầu thi hành án theo quy định của Luật này;”

Văn phòng thi hành án dân sự là tổ chức hành nghề của Thừa hành viên, làm việc theo hợp đồng dịch vụ ký với người yêu cầu (khoản 3 Điều 31). Mặt khác, theo khoản 4 Điều 31, Thừa hành viên không được áp dụng biện pháp bảo đảm và biện pháp cưỡng chế thi hành án. Khi cần phong tỏa tài khoản hay kê biên tài sản, người yêu cầu đề nghị văn phòng chấm dứt việc thi hành án để chuyển hồ sơ sang cơ quan thi hành án dân sự (điểm d khoản 5, khoản 6 Điều 31). Văn phòng thi hành án phù hợp khi bên nợ còn hợp tác hoặc khi cần xác minh tài sản nhanh; khi bên nợ chây ì, cơ quan thi hành án dân sự mới có đủ công cụ cưỡng chế.

Chủ nợ cũng không phải ngồi chờ cơ quan thi hành án tự tìm tài sản. Khoản 5 Điều 37 Luật Thi hành án dân sự số 106/2025/QH15 quy định:

“Người được thi hành án có quyền tự mình hoặc ủy quyền cho người khác xác minh điều kiện thi hành án; cung cấp thông tin về tài sản, thu nhập, điều kiện khác của người phải thi hành án cho cơ quan thi hành án dân sự.”

Khi đã xác định được tài sản, Chấp hành viên có thể áp dụng biện pháp bảo đảm như phong tỏa tài khoản, tạm dừng việc chuyển quyền sở hữu tài sản, tạm giữ tài sản, giấy tờ, và theo khoản 2 Điều 66 không phải thông báo trước cho đương sự. Tiếp đó là các biện pháp cưỡng chế tại Điều 71: khấu trừ tiền trong tài khoản, trừ vào thu nhập, khai thác tài sản, kê biên và bán đấu giá tài sản, kể cả tài sản đang do người thứ ba giữ.

Hiệu quả của giai đoạn này phụ thuộc trực tiếp vào việc Quý doanh nghiệp có sớm nắm được thông tin về tài sản của bên nợ hay không, chẳng hạn tài khoản ngân hàng đối tác thường sử dụng để giao dịch, nhà xưởng, máy móc và phần vốn góp tại công ty khác. Những thông tin này nên được ghi lại ngay từ giai đoạn thương lượng, bởi đến khi có bản án, tài sản có thể đã được chuyển dịch đi mất.

3. Những lưu ý quan trọng để đảm bảo hiệu quả thu hồi nợ

Nhiều doanh nghiệp nắm rõ quy trình thu hồi nợ doanh nghiệp tại Việt Nam nhưng vẫn không thu hồi được nợ do thiếu một chứng từ quan trọng trong hồ sơ hoặc đòi nợ vượt quá giới hạn pháp luật cho phép. Hai vấn đề dưới đây là những điểm thực tế dễ phát sinh sai sót nhất.

3.1. Hoàn thiện bộ hồ sơ chứng cứ và xác minh điều kiện thi hành án

Hồ sơ chứng cứ có ảnh hưởng quyết định đến kết quả của toàn bộ quy trình. Một bộ hồ sơ đầy đủ cần có hợp đồng đã ký hợp lệ, biên bản đối chiếu công nợ có chữ ký và con dấu của hai bên, hóa đơn, chứng từ giao nhận hoặc nghiệm thu, và toàn bộ thư từ, email trao đổi về khoản nợ.

Biên bản đối chiếu công nợ có giá trị đặc biệt vì đó là văn bản bên nợ tự thừa nhận nghĩa vụ. Việc thừa nhận này còn ảnh hưởng trực tiếp đến thời hiệu khởi kiện. Khoản 1 Điều 157 Bộ luật Dân sự 2015 quy định:

“1. Thời hiệu khởi kiện vụ án dân sự bắt đầu lại trong trường hợp sau đây:

a) Bên có nghĩa vụ đã thừa nhận một phần hoặc toàn bộ nghĩa vụ của mình đối với người khởi kiện;

b) Bên có nghĩa vụ thừa nhận hoặc thực hiện xong một phần nghĩa vụ của mình đối với người khởi kiện;

c) Các bên đã tự hòa giải với nhau.”

Nói cách khác, mỗi lần bên nợ ký biên bản đối chiếu, trả một phần tiền hoặc đồng ý một lịch trả nợ mới, thời hiệu được tính lại từ ngày hôm sau (khoản 2 Điều 157). Nếu Quý doanh nghiệp chưa có biên bản đối chiếu, nên đề nghị đối tác ký xác nhận số nợ càng sớm càng tốt; một email trả lời xác nhận số tiền còn nợ cũng là chứng cứ có giá trị.

Bên cạnh việc chuẩn bị hồ sơ, Quý doanh nghiệp nên sớm đánh giá khả năng trả nợ thực tế của đối tác. Nếu bên nợ không còn tài sản đáng kể hoặc đã dịch chuyển tài sản đi, cần tính toán chi phí và khả năng thu hồi trước khi trả tiền theo đuổi vụ kiện, hoặc cân nhắc yêu cầu áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời ngay khi khởi kiện để giữ lại phần tài sản còn lại.

3.2. Tránh các hành vi vi phạm pháp luật khi đòi nợ

Áp lực dòng tiền đôi khi khiến doanh nghiệp hoặc người được giao đòi nợ có những hành động vượt quá giới hạn pháp luật. Đe dọa, gây sức ép tinh thần hoặc tự ý chiếm giữ hàng hóa, tài sản của bên nợ khi chưa có quyết định của cơ quan có thẩm quyền đều có thể khiến chính chủ nợ phải chịu trách nhiệm hành chính, thậm chí trách nhiệm hình sự.

Doanh nghiệp cũng cần lưu ý không thuê công ty “đòi nợ thuê”. Điểm h khoản 1 Điều 6 Luật Đầu tư 2025 xếp “Kinh doanh dịch vụ đòi nợ;” vào danh mục hoạt động đầu tư kinh doanh bị cấm. Dịch vụ hợp pháp là luật sư đại diện thương lượng, khởi kiện, và văn phòng thi hành án dân sự tổ chức thi hành bản án, quyết định đã có hiệu lực.

Với người không làm nghề luật, ranh giới giữa đòi nợ hợp pháp và hành vi vi phạm không phải lúc nào cũng rõ ràng. Một tin nhắn mang tính đe dọa có thể bị bên nợ sử dụng làm chứng cứ chống lại chủ nợ ngay trong vụ kiện đòi tiền. Vì vậy, Quý doanh nghiệp nên có luật sư tham gia từ giai đoạn thương lượng, thay vì chờ đến khi tranh chấp trở nên căng thẳng.

4. Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ luật sư trong quy trình thu hồi nợ?

Nhìn lại cả ba giai đoạn, quy trình thu hồi nợ doanh nghiệp tại Việt Nam đòi hỏi hiểu biết cùng lúc về pháp luật hợp đồng, tố tụng dân sự, trọng tài thương mại và thi hành án. Với doanh nghiệp đầu tư từ Trung Quốc, khó khăn còn nằm ở ngôn ngữ: hợp đồng, chứng từ, thư từ thường song ngữ, trong khi tiếng nói và chữ viết dùng trong tố tụng dân sự là tiếng Việt (Điều 20 Bộ luật Tố tụng dân sự).

Ở giai đoạn thương lượng, luật sư soạn thư yêu cầu thanh toán đúng căn cứ, tính chính xác tiền lãi chậm trả và lưu giữ chứng cứ cho giai đoạn sau. Ở giai đoạn tố tụng, luật sư chuẩn bị hồ sơ khởi kiện, đề xuất biện pháp khẩn cấp tạm thời khi cần và đại diện doanh nghiệp tại Tòa án hoặc Trọng tài. Ở giai đoạn thi hành án, luật sư hỗ trợ lựa chọn giữa cơ quan thi hành án dân sự và văn phòng thi hành án dân sự, cung cấp thông tin về tài sản của bên nợ và theo dõi việc cưỡng chế.

Chi phí khắc phục sai sót ở giai đoạn ban đầu thường cao hơn nhiều so với chi phí xử lý đúng quy trình ngay từ đầu. Khoản nợ đã hết thời hiệu, hồ sơ thiếu biên bản đối chiếu công nợ hoặc quyết định thắng kiện đã quá 05 năm mới được yêu cầu thi hành đều là những tình huống rất khó sửa chữa, thậm chí là không thể khắc phục.

Đòi nợ đúng pháp luật, từ việc liên hệ với bên nợ, thu thập chứng cứ đến yêu cầu cưỡng chế, giúp Quý doanh nghiệp thu hồi khoản tiền và giữ gìn uy tín khi tiếp tục kinh doanh tại Việt Nam. Doanh nghiệp đang có khoản nợ tồn đọng có thể tham khảo dịch vụ tranh tụng và thu hồi nợ để được tư vấn phù hợp với tình huống cụ thể của mình.

Kết luận

Quy trình thu hồi nợ doanh nghiệp tại Việt Nam có ba giai đoạn, và kết quả cuối cùng được quyết định từ rất sớm: hồ sơ chứng cứ lập ngay khi khoản nợ phát sinh, thời hiệu khởi kiện được theo dõi chặt, thông tin tài sản của bên nợ được ghi lại trước khi ra Tòa án. Từ ngày 01/7/2026, Luật Thi hành án dân sự số 106/2025/QH15 cho chủ nợ thêm lựa chọn văn phòng thi hành án dân sự, nhưng thời hiệu yêu cầu thi hành án vẫn là 05 năm và biện pháp cưỡng chế vẫn thuộc cơ quan thi hành án dân sự. Bước nên làm tiếp theo là rà lại hồ sơ của từng khoản nợ quá hạn và xác định khoản nào sắp hết thời hiệu.

Nếu Quý doanh nghiệp đang có khoản nợ khó đòi hoặc cần xây dựng phương án thu hồi nợ bài bản, đội ngũ Luật Sư Tiếng Trung sẵn sàng đồng hành từ giai đoạn thương lượng đến khi hoàn tất thi hành án, trao đổi trực tiếp bằng tiếng Trung. Liên hệ qua hotline 0912 085 076, email luatsutiengtrung.vn@gmail.com hoặc đến trực tiếp tại Số 29 Đường 55, An Khánh (Thảo Điền, Thủ Đức), Tp.HCM.

*Lưu ý: Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo và không thay thế cho tư vấn pháp lý chuyên sâu. Do tính chất đặc thù và các tình tiết riêng biệt của mỗi vụ việc, giải pháp thực tế có thể thay đổi tùy thuộc vào hồ sơ và bối cảnh pháp lý tại từng thời điểm. Để nhận phương án tối ưu cho trường hợp của mình, Quý khách vui lòng liên hệ trực tiếp Luật Sư Tiếng Trung để được hướng dẫn cụ thể.