Đăng ký nhãn hiệu tại Việt Nam cho doanh nghiệp Trung Quốc vừa là câu hỏi thủ tục, vừa là quyết định chiến lược ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí, thời gian bảo hộ và khả năng kiểm soát rủi ro pháp lý. Hai phương án phổ biến hiện nay là nộp đơn trực tiếp tại Cục Sở hữu trí tuệ Việt Nam hoặc chỉ định Việt Nam thông qua hệ thống Madrid. Mỗi phương án có ưu điểm riêng, đi kèm những ràng buộc cụ thể mà doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ trước khi quyết định.
1. Tổng quan về nhu cầu bảo hộ nhãn hiệu của doanh nghiệp Trung Quốc tại Việt Nam
Việt Nam là một trong những thị trường xuất khẩu và đầu tư trọng điểm của doanh nghiệp Trung Quốc trong nhiều năm qua. Khi hàng hóa và dịch vụ được đưa vào lưu thông tại Việt Nam, bảo hộ nhãn hiệu trở thành nhu cầu thiết yếu, vừa để ngăn chặn hàng nhái, vừa để bảo đảm quyền thực thi pháp lý khi phát sinh tranh chấp.
Pháp luật Việt Nam bảo hộ nhãn hiệu theo nguyên tắc nộp đơn đầu tiên (first-to-file): theo khoản 2 Điều 90 Luật Sở hữu trí tuệ, văn bằng bảo hộ chỉ được cấp cho nhãn hiệu trong đơn hợp lệ có ngày ưu tiên hoặc ngày nộp đơn sớm nhất. Dù doanh nghiệp Trung Quốc đã sử dụng nhãn hiệu lâu năm ở nước ngoài, họ vẫn có thể mất quyền tại Việt Nam nếu một bên khác nộp đơn trước. Vì vậy, đăng ký sớm và đăng ký đúng phương án mang ý nghĩa quyết định.
Với doanh nghiệp Trung Quốc, vấn đề thực tế thường đặt ra là nên nộp đơn trực tiếp tại Cục Sở hữu trí tuệ Việt Nam, hay chỉ định Việt Nam thông qua hệ thống Madrid dựa trên đơn gốc đã có tại Trung Quốc. Cả hai đều hợp lệ về pháp lý, nhưng không phải lúc nào cũng tối ưu như nhau.
2. Phương án 1: Nộp đơn đăng ký nhãn hiệu trực tiếp tại Cục Sở hữu trí tuệ Việt Nam
2.1. Quy trình và hồ sơ cần chuẩn bị
Khi nộp đơn nhãn hiệu trực tiếp tại Việt Nam, doanh nghiệp Trung Quốc nộp hồ sơ thẳng đến Cục Sở hữu trí tuệ Việt Nam thông qua tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp được phép hoạt động tại Việt Nam. Đây là yêu cầu bắt buộc. Khoản 2 Điều 89 Luật Sở hữu trí tuệ (được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 131/2025/QH15, có hiệu lực từ ngày 01/4/2026) quy định:
“2. Cá nhân nước ngoài không thường trú tại Việt Nam, tổ chức, cá nhân nước ngoài không có cơ sở sản xuất, kinh doanh tại Việt Nam nộp đơn yêu cầu thực hiện các thủ tục liên quan đến quyền sở hữu công nghiệp thông qua đại diện hợp pháp tại Việt Nam.”
Hồ sơ gồm tờ khai đăng ký nhãn hiệu, mẫu nhãn hiệu và danh mục hàng hóa hoặc dịch vụ theo Bảng phân loại Nice. Về ngôn ngữ, khoản 2 Điều 100 Luật Sở hữu trí tuệ (được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 131/2025/QH15) quy định:
“2. Đơn đăng ký sở hữu công nghiệp và giấy tờ giao dịch liên quan đến đơn giữa người nộp đơn và cơ quan có thẩm quyền xử lý đơn phải được làm bằng tiếng Việt, trừ một số tài liệu có thể được làm bằng ngôn ngữ khác nhưng phải được dịch ra tiếng Việt khi có yêu cầu.”
Đây là điểm khác biệt đáng kể so với đơn Madrid, nơi ngôn ngữ hồ sơ gốc thường là tiếng Anh hoặc tiếng Trung. Doanh nghiệp cần bảo đảm danh mục hàng hóa, dịch vụ được dịch chính xác và phân nhóm đúng theo quy định của Cục.
2.2. Ưu điểm: Chủ động kiểm soát và xử lý nhanh các sai sót về hình thức
Lợi thế rõ nhất của phương án nộp trực tiếp là khả năng xử lý linh hoạt khi phát sinh vấn đề trong quá trình thẩm định. Khi Cục Sở hữu trí tuệ ban hành thông báo yêu cầu sửa đổi hồ sơ hoặc giải trình, tổ chức đại diện tại Việt Nam có thể phản hồi trực tiếp và kịp thời, thường nhanh hơn so với đơn quốc tế.
Khi nộp trực tiếp, doanh nghiệp cũng có thể điều chỉnh danh mục hàng hóa, dịch vụ, bổ sung tài liệu giải trình hoặc tách đơn theo đúng yêu cầu của Cục, những thao tác mà đơn Madrid có thể bị giới hạn do ràng buộc với đơn cơ sở.
2.3. Hạn chế: Cần thông qua đại diện sở hữu công nghiệp tại địa phương
Việc bắt buộc nộp qua đại diện sở hữu công nghiệp tại Việt Nam làm phát sinh thêm một lớp chi phí dịch vụ. Đổi lại, đây cũng là lớp bảo vệ đáng kể: một tổ chức đại diện có kinh nghiệm sẽ giúp phát hiện sớm các vấn đề về hình thức, tránh để đơn bị từ chối vì những lý do lẽ ra xử lý được từ đầu.
Doanh nghiệp Trung Quốc cần lưu ý rằng việc chọn đại diện không am hiểu về thị trường Trung Quốc hoặc không thông thạo tiếng Trung có thể dẫn đến mô tả nhãn hiệu hoặc danh mục hàng hóa không khớp với ý định ban đầu của doanh nghiệp.
3. Phương án 2: Đăng ký qua hệ thống Madrid chỉ định Việt Nam
3.1. Cách thức vận hành thông qua WIPO
Hệ thống Madrid về nhãn hiệu do Tổ chức Sở hữu trí tuệ thế giới (WIPO) quản lý cho phép doanh nghiệp nộp một đơn quốc tế duy nhất và chỉ định nhiều quốc gia thành viên, trong đó có Việt Nam. Đơn Madrid được nộp thông qua cơ quan sở hữu trí tuệ của quốc gia xuất phát, ở đây là Cục Sở hữu trí tuệ Quốc gia Trung Quốc (CNIPA), dựa trên một đơn hoặc văn bằng bảo hộ đã có tại Trung Quốc (gọi là đơn cơ sở).
Sau khi Văn phòng quốc tế của WIPO gửi thông báo mở rộng bảo hộ sang Việt Nam, Cục Sở hữu trí tuệ Việt Nam thẩm định đơn và, nếu từ chối, phải thông báo trong thời hạn quy định tại khoản 2 Điều 5 Nghị định thư liên quan đến Thỏa ước Madrid về đăng ký quốc tế nhãn hiệu hàng hóa:
“(2) (a) Mọi Cơ quan muốn thực hiện quyền nêu trên phải thông báo sự từ chối của mình cho Văn phòng quốc tế, kèm theo tuyên bố về các lý do, trong thời hạn được quy định bởi luật áp dụng cho Cơ quan đó và chậm nhất, theo quy định tại điểm (b) và (c), là trước khi kết thúc thời hạn 1 năm kể từ ngày thông báo mở rộng sự bảo hộ theo quy định tại đoạn (1) được Văn phòng quốc tế gửi cho Cơ quan đó.
(b) Không phụ thuộc vào điểm (a) trên đây, mọi Bên tham gia đều có thể tuyên bố rằng, đối với các đăng ký quốc tế được thực hiện theo Nghị định thư này, thời hạn 1 năm nêu tại điểm (a) được thay thế bằng thời hạn 18 tháng. (…)”
Thời hạn 18 tháng thường được nhắc đến khi chỉ định Việt Nam xuất phát từ cơ chế tuyên bố tại điểm (b) này. Nếu không có thông báo từ chối tạm thời trong thời hạn, nhãn hiệu được xem là được bảo hộ tại Việt Nam.
3.2. Ưu điểm: Đơn giản hóa thủ tục cho nhiều quốc gia, tiết kiệm phí ban đầu
Với doanh nghiệp Trung Quốc muốn bảo hộ nhãn hiệu ở nhiều quốc gia cùng lúc, như Việt Nam, các nước ASEAN hay châu Âu, hệ thống Madrid giúp giảm đáng kể thủ tục hành chính so với nộp từng đơn riêng lẻ ở mỗi quốc gia: chỉ cần một bộ hồ sơ và một cơ quan đầu mối.
Về chi phí, phí WIPO được tính theo số quốc gia chỉ định và số nhóm hàng hóa, dịch vụ, và trong nhiều trường hợp thấp hơn tổng phí nộp từng đơn quốc gia riêng biệt, nhất là khi doanh nghiệp chỉ định từ ba quốc gia trở lên.
3.3. Hạn chế: Thời gian chờ đợi lâu và rủi ro từ chối tạm thời
Một rủi ro thực tế không thể bỏ qua là khả năng nhận thông báo từ chối tạm thời (Provisional Refusal) từ Cục Sở hữu trí tuệ Việt Nam. Khi đó, doanh nghiệp có thời hạn nhất định để phản hồi, và bắt buộc phải thực hiện qua một tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp được phép hoạt động tại Việt Nam. Nếu không xử lý kịp thời hoặc không có đại diện sẵn sàng tiếp nhận, doanh nghiệp có nguy cơ mất quyền bảo hộ tại Việt Nam cho đơn Madrid đó.
Đơn Madrid còn phụ thuộc vào đơn cơ sở trong 5 năm đầu. Khoản 2 và khoản 3 Điều 6 Nghị định thư quy định:
“(2) Sau khi kết thúc thời hạn 5 năm kể từ ngày đăng ký quốc tế, đăng ký quốc tế đó sẽ trở nên độc lập với đơn cơ sở hoặc đăng ký phát sinh từ đơn cơ sở, hoặc độc lập với đăng ký cơ sở, tùy từng trường hợp, theo những điều kiện sau đây.
(3) Sự bảo hộ phát sinh từ đăng ký quốc tế, bất kể đó có phải là đối tượng được chuyển giao hay không; sẽ không còn hiệu lực nếu trước khi kết thúc thời hạn 5 năm kể từ ngày đăng ký quốc tế, đơn cơ sở hoặc đăng ký phát sinh từ đơn cơ sở đó, hoặc đăng ký cơ sở trong trường hợp thích hợp, bị rút bỏ, mất hiệu lực, từ bỏ hoặc là đối tượng của một quyết định cuối cùng về việc từ chối, bãi bỏ, đình chỉ hoặc hủy bỏ, đối với tất cả hoặc một số hàng hóa và dịch vụ được liệt kê (…)”
Như vậy, nếu đơn cơ sở tại Trung Quốc bị hủy, bị rút hoặc bị từ chối trong 5 năm đầu, phần chỉ định Việt Nam cũng mất hiệu lực theo (thường gọi là “central attack”). Đây là điểm nhiều doanh nghiệp chưa chú ý đúng mức khi so sánh hai phương án.
4. So sánh chi tiết: Nên chọn nộp trực tiếp hay qua hệ thống Madrid?
4.1. So sánh về chi phí và phí lệ phí
Nếu doanh nghiệp Trung Quốc chỉ cần bảo hộ tại Việt Nam, chi phí nộp đơn trực tiếp thường cạnh tranh hơn so với đi qua hệ thống Madrid, vì phí WIPO và phí CNIPA cộng lại có thể cao hơn khi chỉ chỉ định một quốc gia. Ngược lại, nếu cần bảo hộ ở nhiều thị trường, đơn Madrid giúp tiết kiệm chi phí và thời gian quản lý tổng thể.
Dù chọn phương án nào, chi phí dịch vụ của tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp tại Việt Nam vẫn phát sinh, nhất là khi cần xử lý thông báo của Cục Sở hữu trí tuệ hoặc phản hồi từ chối tạm thời trong đơn Madrid.
4.2. So sánh về thời gian thẩm định thực tế
Với đơn nộp trực tiếp, Luật Sở hữu trí tuệ quy định đơn được thẩm định hình thức trong thời hạn một tháng kể từ ngày nộp đơn (khoản 1 Điều 119). Thời hạn thẩm định nội dung đối với nhãn hiệu được rút ngắn theo khoản 2 Điều 119 (được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 131/2025/QH15):
“2. Đơn đăng ký sở hữu công nghiệp được thẩm định nội dung trong thời hạn sau đây:
(…)
b) Đối với nhãn hiệu, kiểu dáng công nghiệp và chỉ dẫn địa lý: trong thời hạn năm tháng kể từ ngày công bố đơn.
2a. Trong các trường hợp theo quy định của Chính phủ, người nộp đơn có quyền yêu cầu thẩm định nội dung nhanh đối với đơn đăng ký sáng chế, đơn đăng ký nhãn hiệu. Việc thẩm định nội dung nhanh được thực hiện trong thời hạn ba tháng kể từ thời điểm quy định tại điểm a hoặc điểm b khoản 2 Điều này.”
Đơn Madrid chỉ định Việt Nam có thời hạn thẩm định tối đa 18 tháng kể từ ngày WIPO ghi nhận; trên thực tế, quá trình này có thể kéo dài hơn nếu phát sinh từ chối tạm thời và cần thời gian phản hồi bổ sung.
Khác biệt đáng chú ý nằm ở khâu theo dõi: với đơn trực tiếp, doanh nghiệp chủ động theo dõi tiến độ và phản hồi nhanh hơn thông qua đại diện tại Việt Nam, còn với đơn Madrid, mọi trao đổi phải qua kênh WIPO trước, làm chậm tốc độ xử lý thực tế.
4.3. Khả năng quản lý và sửa đổi đơn sau khi nộp
Đơn nộp trực tiếp cho phép linh hoạt hơn trong việc sửa đổi, bổ sung hoặc tách đơn theo yêu cầu của Cục Sở hữu trí tuệ Việt Nam. Đơn Madrid bị ràng buộc chặt hơn: thu hẹp danh mục hàng hóa, dịch vụ sau khi nhận từ chối tạm thời có thể ảnh hưởng đến phạm vi bảo hộ tại các quốc gia chỉ định khác trong cùng đơn, ngoài Việt Nam.
Với doanh nghiệp có nhiều nhãn hiệu hoặc danh mục hàng hóa phức tạp, việc tách riêng đơn trực tiếp cho từng nhãn hiệu tại Việt Nam đôi khi kiểm soát rủi ro tốt hơn so với gom chung trong một đơn Madrid.
Để tìm hiểu thêm về các dịch vụ pháp lý liên quan đến sở hữu trí tuệ và doanh nghiệp tại Việt Nam, Quý doanh nghiệp có thể tham khảo tại Luật Sư Tiếng Trung.
5. Lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp Trung Quốc khi thực hiện thủ tục
5.1. Vấn đề dịch thuật danh mục hàng hóa dịch vụ
Một điểm thường bị xem nhẹ trong thủ tục nhãn hiệu cho người nước ngoài tại Việt Nam là chất lượng dịch danh mục hàng hóa, dịch vụ. Danh mục trong đơn Madrid thường được soạn bằng tiếng Anh theo chuẩn WIPO, nhưng khi thẩm định, Cục Sở hữu trí tuệ Việt Nam áp dụng cách phân loại và diễn đạt bằng tiếng Việt. Sự không khớp giữa hai ngôn ngữ có thể khiến phạm vi bảo hộ hẹp hơn hoặc bị từ chối một phần.
Với đơn trực tiếp, danh mục được chuẩn bị bằng tiếng Việt ngay từ đầu bởi đại diện có kinh nghiệm, giúp giảm đáng kể nguy cơ này. Doanh nghiệp Trung Quốc nên yêu cầu đại diện kiểm tra kỹ danh mục trước khi nộp, nhất là với sản phẩm công nghệ, hàng tiêu dùng nhanh hoặc dịch vụ kỹ thuật số, những lĩnh vực có thuật ngữ dễ dịch không tương đương.
5.2. Xử lý phản hồi khi bị Cục Sở hữu trí tuệ từ chối
Khi nhận thông báo từ chối, dù là từ chối tạm thời trong đơn Madrid hay thông báo dự định từ chối trong đơn trực tiếp, doanh nghiệp có thời hạn nhất định để phản hồi bằng văn bản giải trình hoặc sửa đổi hồ sơ. Bỏ lỡ thời hạn này đồng nghĩa với mất quyền bảo hộ tại Việt Nam, và không có cơ chế gia hạn tự động.
Vì vậy, vai trò của đại diện sở hữu công nghiệp tại Việt Nam kéo dài suốt quá trình theo dõi và xử lý hậu kỳ, chứ không dừng ở bước nộp đơn. Doanh nghiệp Trung Quốc nên chọn đại diện có khả năng thông báo kịp thời và tư vấn chiến lược phản hồi, thay vì chỉ chuyển tiếp thông báo.
5.3. Tầm quan trọng của việc tra cứu nhãn hiệu trước khi nộp đơn
Dù chọn phương án nào, bước tra cứu nhãn hiệu trước khi nộp đơn luôn nên được thực hiện. Tra cứu giúp đánh giá khả năng xung đột với nhãn hiệu đã đăng ký hoặc đang chờ xét duyệt tại Việt Nam, từ đó điều chỉnh thiết kế, danh mục hoặc chiến lược nộp đơn trước khi phát sinh chi phí và thời gian không cần thiết.
Với doanh nghiệp Trung Quốc, tra cứu càng cần thiết vì một số nhãn hiệu Trung Quốc đã bị bên thứ ba đăng ký trước tại Việt Nam, một thực tế khá phổ biến trong các ngành hàng tiêu dùng, thực phẩm và điện tử.
Phát hiện sớm rủi ro xung đột cho phép doanh nghiệp chuẩn bị phương án xử lý, như đàm phán, phản đối hoặc điều chỉnh nhãn hiệu, thay vì đối mặt với từ chối sau khi đã nộp đơn chính thức.
Lựa chọn phù hợp và bước tiếp theo
Đăng ký nhãn hiệu tại Việt Nam cho doanh nghiệp Trung Quốc không có một phương án đúng cho mọi trường hợp. Nếu chỉ cần bảo hộ tại Việt Nam và ưu tiên kiểm soát quy trình, nộp đơn trực tiếp thường là lựa chọn thực dụng hơn. Nếu đang mở rộng sang nhiều thị trường cùng lúc và đã có đơn cơ sở vững tại Trung Quốc, hệ thống Madrid có thể giúp tối ưu chi phí tổng thể, với điều kiện có đại diện tại Việt Nam sẵn sàng xử lý kịp thời mọi phản hồi từ Cục Sở hữu trí tuệ.
Nếu Quý doanh nghiệp đang cân nhắc phương án phù hợp hoặc cần tư vấn cụ thể về hồ sơ, danh mục hàng hóa và chiến lược nộp đơn, đội ngũ Luật Sư Tiếng Trung sẵn sàng hỗ trợ trực tiếp bằng tiếng Trung và tiếng Việt. Liên hệ qua hotline 0912 085 076, email luatsutiengtrung.vn@gmail.com hoặc đến trực tiếp tại Số 29 Đường 55, An Khánh (Thảo Điền, Thủ Đức), Tp.HCM.
Đồng hành cùng doanh nghiệp Việt – Trung
Đội ngũ Luật sư Tiếng Trung – Công ty Luật TNHH Phong Gia tư vấn trực tiếp bằng tiếng Trung, đồng hành cùng doanh nghiệp từ đàm phán, soạn thảo hợp đồng đến giải quyết tranh chấp.
📞 0912.085.076
🌐 luatsutiengtrung.vn
*Lưu ý: Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo và không thay thế cho tư vấn pháp lý chuyên sâu. Do tính chất đặc thù và các tình tiết riêng biệt của mỗi vụ việc, giải pháp thực tế có thể thay đổi tùy thuộc vào hồ sơ và bối cảnh pháp lý tại từng thời điểm. Để nhận phương án tối ưu cho trường hợp của mình, Quý khách vui lòng liên hệ trực tiếp Luật Sư Tiếng Trung để được hướng dẫn cụ thể.
