Việc thu thập bằng chứng trong quy trình xử lý kỷ luật lao động đóng vai trò quan trọng nhằm đảm bảo sự công bằng, minh bạch và tuân thủ các quy định pháp luật. Bài viết sau sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình thu thập bằng chứng, các nguồn bằng chứng hợp pháp và các quy định pháp lý liên quan.
1. Vai trò của bằng chứng trong xử lý kỷ luật lao động
Bằng chứng là cơ sở quan trọng để xác định xem người lao động có vi phạm nội quy lao động hay không. Việc thu thập bằng chứng đòi hỏi tính khách quan, trung thực và hợp pháp nhằm tránh tranh chấp và khiếu nại sau này.
2. Quy trình thu thập bằng chứng
a. Xác định nội quy và hành vi vi phạm
- Nội quy lao động: Đây là căn cứ pháp lý quan trọng để xác định hành vi vi phạm.
- Lưu ý: Nội quy lao động phải đăng ký với cơ quan chức năng nếu doanh nghiệp có từ 10 người lao động trở lên, căn cứ theo Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
- Hành vi cần xác minh: Ghi nhận chi tiết các hành động hoặc sự vi phạm của người lao động.
b. Thu thập tài liệu, chứng cứ
- Chứng cứ vật chất: Biên bản sự việc, tài liệu, hình ảnh, video liên quan đến hành vi vi phạm.
- Chứng cứ từ lời khai: Lời khai của người liên quan, nhân chứng.
- Chứng cứ kỹ thuật: Kết quả kiểm tra, giám định, hệ thống giám sát (camera, nhật ký hoạt động).
c. Lập biên bản sự việc
Khi phát hiện vi phạm, cần lập biên bản sự việc tại thời điểm xảy ra vi phạm hoặc ngay sau đó, với sự tham gia của:
- Đại diện người lao động (nếu có).
- Người chứng kiến (nếu cần).
Biên bản này cần ghi rõ:
- Nội dung vi phạm.
- Thời gian, địa điểm xảy ra vi phạm.
- Ý kiến của người lao động về sự việc.
d. Xác minh tính xác thực của bằng chứng
Trước khi tiến hành triệu tập cuộc họp xử lý kỷ luật, thì công việc xác minh tính xác thực hết sức quan trọng, giúp ích cho việc kết luận mang tính thuyết phục, hợp pháp và tạo tác động “giảm thiểu tổn thương” cho người lao động và quan hệ lao động.
- Đối chiếu thông tin: So sánh và kiểm tra tính nhất quán giữa các chứng cứ.
- Kiểm tra hợp pháp: Đảm bảo bằng chứng được thu thập theo quy định pháp luật.
3. Tổ chức cuộc họp xử lý kỷ luật
Trước khi xử lý kỷ luật, người sử dụng lao động cần:
- Thông báo trước bằng văn bản về cuộc họp xử lý kỷ luật cho người lao động, công đoàn (nếu có), và các bên liên quan.
- Tổ chức cuộc họp với đầy đủ thành phần theo quy định.
Trong cuộc họp:
- Người sử dụng lao động trình bày các bằng chứng chứng minh lỗi vi phạm.
- Người lao động được quyền trình bày ý kiến hoặc cung cấp bằng chứng phản biện.
Mục đích của triệu tập cuộc họp:
- Bảo đảm quyền bào chữa của người lao động.
- Không xử lý kỷ luật trong các trường hợp cấm (như người lao động đang nghỉ thai sản, bệnh tật…).
4. Áp dụng nguyên tắc đúng quy trình
Người sử dụng lao động phải tuân thủ đúng quy trình xử lý kỷ luật được quy định trong Bộ luật Lao động (Luật số 45/2019/QH14) và các văn bản hướng dẫn liên quan, bao gồm:
a. Bộ luật Lao động 2019
- Điều 118: Quy định về nội quy lao động.
- Điều 124: Trình tự xử lý kỷ luật lao động.
- Điều 127: Các hình thức kỷ luật lao động.
b. Nghị định số 145/2020/NĐ-CP
- Khoản 2 điều 70: Quy định chi tiết về việc xây dựng nội quy lao động.
- Khoản 1 điều 71: Trình tự xử lý kỷ luật.
c. Các quy định liên quan khác
- Luật An ninh mạng 2018: Quy định về việc sử dụng hình ảnh, video trong thu thập bằng chứng.
- Bộ luật Dân sự 2015: Quy định về bảo vệ quyền riêng tư của người lao động khi thu thập chứng cứ.
5. Quyết định xử lý kỷ luật bằng văn bản
Sau khi chứng minh được lỗi vi phạm, người sử dụng lao động phải ban hành quyết định xử lý kỷ luật bằng văn bản, trong đó ghi rõ:
- Hành vi vi phạm.
- Căn cứ pháp lý áp dụng.
- Hình thức xử lý kỷ luật.
6. Lưu ý khi thu thập bằng chứng
- Tính hợp pháp: Chỉ thu thập bằng chứng đã được người lao động đồng ý hoặc thu thập theo quy định pháp luật.
- Bảo mật thông tin: Đảm bảo không lạm dụng bằng chứng vì mục đích khác.
Kết luận
Việc thu thập bằng chứng trong quy trình xử lý kỷ luật lao động không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn góp phần bảo vệ quyền lợi hợp pháp cho các bên. Tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về quy trình, tính hợp pháp và đạo đức nghề nghiệp là chìa khóa giúp đơn vị xử lý tốt nhất các tranh chấp lao động.
Để biết thêm các thông tin chi tiết và giải đáp các vướng mắc liên quan, hãy liên lạc với chúng tôi qua các phương tiện như Website, Email, Zalo, Facebook, Wechat, …hoặc gọi theo số hotline, cụ thể như sau:
Phong Gia Group – Luật sư Tiếng Trung
- Địa chỉ miền nam: Số 29 Đường 55, Thảo Điền, Thủ Đức, Tp.HCM
- Địa chỉ miền bắc: Số 01 Đường D4, Ciputra, Tây Hồ, Hà Nội
- Số điện thoại: 028 6272 6666 (VP TP.HCM) – 0246 327 1966 (VP HÀ NỘI)
- Hotline: 0912085076
- Email: luatsutiengtrung.vn@gmail.com
- Website: https://luatsutiengtrung.vn
Rất mong nhận được sự hợp tác.
Xin trân trọng cảm ơn!
