1. Giới Thiệu
Văn phòng đại diện (VPĐD) là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có chức năng đại diện theo ủy quyền, bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp và không được thực hiện hoạt động kinh doanh sinh lợi (khoản 2, Điều 44, Luật Doanh nghiệp 2020). Việc thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam được quy định rõ ràng trong hệ thống pháp luật nhằm đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp. Hãy cùng Luật sư Tiếng Trung đi làm rõ quy trình thành lập văn phòng đại diện như thế nào theo quy định của Pháp luật Việt Nam.
2. Chức năng cơ bản của VPĐD:
- Đại diện cho doanh nghiệp: Văn phòng đại diện thay mặt doanh nghiệp giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng trong phạm vi được ủy quyền.
- Nghiên cứu thị trường: Văn phòng đại diện có thể thực hiện nghiên cứu thị trường, thu thập thông tin về đối thủ cạnh tranh, khách hàng tiềm năng để hỗ trợ doanh nghiệp trong việc đưa ra các quyết định kinh doanh.
- Xúc tiến thương mại: Văn phòng đại diện có thể tham gia các hoạt động xúc tiến thương mại, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp đến khách hàng.
- Hỗ trợ khách hàng: Văn phòng đại diện có thể cung cấp thông tin, hỗ trợ giải đáp thắc mắc cho khách hàng về sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.
- Giải quyết pháp lý: Văn phòng đại diện có thể thay mặt doanh nghiệp để thực hiện một số hoạt động liên quan đến các vấn đề pháp lý xảy ra nếu có.
3. Quy Trình Thành Lập Văn Phòng Đại Diện
3.1. Điều Kiện Thành Lập
- Doanh nghiệp trong nước hoặc thương nhân nước ngoài phải có giấy phép kinh doanh hợp lệ.
- Ngành nghề hoạt động của VPĐD phải phù hợp với ngành nghề của công ty mẹ.
- Có trụ sở hợp pháp tại Việt Nam.
3.2. Hồ Sơ Đăng Ký Thành Lập VPĐD
Đối với doanh nghiệp trong nước:
- Thông báo lập VPĐD (theo mẫu quy định).
- Quyết định của doanh nghiệp về việc thành lập VPĐD.
- Bản sao công chứng giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu VPĐD.
- Bản sao công chứng CMND/CCCD/Hộ chiếu của người đứng đầu VPĐD.
- Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp địa chỉ trụ sở VPĐD.
Đối với thương nhân nước ngoài:
- Đơn đề nghị cấp giấy phép thành lập VPĐD (theo mẫu).
- Bản sao công chứng giấy phép kinh doanh của công ty mẹ.
- Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện.
- Hộ chiếu/CMND/CCCD của người đứng đầu VPĐD.
- Hợp đồng thuê trụ sở VPĐD.
- Giấy ủy quyền cho Luật sư Tiếng Trung thay mặt thực hiện thủ tục (nếu có)
- Các giấy tờ khác theo quy định của pháp luật.
3.3. Nộp Hồ Sơ Và Nhận Kết Quả
- Hồ sơ nộp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư hoặc Bộ Công Thương (đối với thương nhân nước ngoài). Ngoài ra, hồ sơ cũng có thể được nộp tại Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao nơi thương nhân dự kiến đặt trụ sở văn phòng đại diện trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao.
- Thời gian xử lý: 3 – 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ.
- Nhận giấy phép thành lập VPĐD nếu hồ sơ được duyệt.
4. Nghĩa Vụ Của Văn Phòng Đại Diện Sau Khi Thành Lập
- Khai báo thuế: Mặc dù không có chức năng kinh doanh, VPĐD vẫn phải kê khai thuế môn bài hằng năm.
- Báo cáo hoạt động: Nộp báo cáo định kỳ theo quy định.
- Thông báo thay đổi: Nếu có thay đổi về trụ sở, người đứng đầu, nội dung hoạt động thì phải làm thủ tục thông báo cơ quan có thẩm quyền.
5. Kết Luận
Việc thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam cần tuân thủ đúng quy trình và quy định pháp luật để tránh rủi ro pháp lý. Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và theo dõi quá trình xử lý để đảm bảo VPĐD được hoạt động đúng pháp luật.
Nếu cần tư vấn chi tiết về thủ tục thành lập VPĐD, hãy liên hệ với Luật sư Tiếng Trung để nhận được những tư vấn pháp lý chuyên nghiệp cũng như những hỗ trợ nhanh chóng và chính xác.
Phong Gia Group – Luật sư Tiếng Trung
- Địa chỉ miền nam: Số 29 Đường 55, Thảo Điền, Thủ Đức, Tp.HCM
- Địa chỉ miền bắc: Số 01 Đường D4, Ciputra, Tây Hồ, Hà Nội
- Số điện thoại: 028 6272 6666 (VP TP.HCM) – 0246 327 1966 (VP HÀ NỘI)
- Hotline: 0912085076
- Email: luatsutiengtrung.vn@gmail.com
- Website: https://luatsutiengtrung.vn
